Un sito club Kiwanis in Florida, negli Stati Uniti, organizza una corsa di 5 km da 16 anni. I loro consigli possono aiutarvi a raggiungere il vostro obiettivo raccolta fondi . 

Di Julie Saetre

Nel gennaio 2024, il Fort Myers Metro-McGregor club Kiwanis ha tenuto la sua 16a corsa annuale BUG Chase 5K. Quasi 300 partecipanti entusiasti hanno corso lungo i sentieri di un centro naturale locale, aiutando il club a raccogliere oltre 12.000 dollari. 

I proventi della gara vanno a beneficio del programma Bringing Up Grades del club in tre scuole elementari locali e di altri programmi giovanili sponsorizzati dal club progetti di servizio.  

Al timone di questa iniziativa di successo c'era Rachel Toomey, la BUG Chase Chair e responsabile delle relazioni pubbliche del club Chair.  

"Rachel è orientata ai risultati", afferma Kim Berghs, direttore del club segretario e membro del team BUG Chase, "ed è estremamente organizzata". 

Se la gara in sé e i suoi risultati finanziari sono impressionanti, le lunghe ore e il duro lavoro dietro le quinte di Toomey e del suo team dedicato sono altrettanto significativi. La loro esperienza combinata rende questi kiwaniani risorse ideali per altri club che sperano di replicare i risultati avviando le proprie corse su raccolta fondi . Di seguito, Toomey e Berghs hanno offerto un'introduzione all'organizzazione di una corsa e/o di una camminata, dalla pianificazione iniziale al follow-up efficace. 

Pianificazione pre-gara 

• Iniziate per tempo. Datevi almeno sei mesi di tempo per prepararvi. 
• Designate un direttore. Assicuratevi che questa persona abbia un team di volontari di supporto.  
• delegato compiti. Create una cartella condivisa di Google Doc o simile e date l'accesso ai volontari chiave, in modo che possano archiviare le informazioni, inserire gli aggiornamenti e incrociare i dati. In questo modo si evita un flusso infinito di e-mail facilmente smarrite. 
• Scegliete una data con saggezza. Ricercate altre passeggiate e corse nella vostra zona, in modo che i vostri partecipanti target non debbano scegliere tra il vostro evento e altri. 
• Reclutare gli sponsor. Creare un pacchetto sponsorizzazione attraente con i benefici dettagliati e le scadenze. Chiedete a un socio del club di occuparsi di Patenschaften. 

Impegno dei membri 

• Identificare i membri che possono prestare servizio di volontariato il giorno della gara. Assegnare compiti pre o post-gara ai soci che non possono partecipare a evento. 
• Chiedete ai membri del Service Leadership Program di fare da volontari il giorno della gara. Con un grande evento, avrete bisogno di molte mani per aiutare. 
• Assicuratevi che ai volontari del giorno della gara vengano assegnati compiti che possano essere portati a termine in modo confortevole in base ai loro livelli di mobilità, abilità e capacità. 

Servizi di supporto 

• Collaborare con una società di cronometraggio professionale. Diverse società di cronometraggio offrono servizi diversi. Chiedete due o tre preventivi e confrontate i dettagli per trovare la società più adatta alle vostre esigenze e al vostro budget. 
• Cercate un software per le gare, come RunSignup, per gestire registrazione, controllare i corridori e pubblicare i risultati. 
• Selezionate un fornitore per le magliette da gara e i premi. Assicuratevi di ottenere le scadenze per gli ordini e di inserirle nella vostra tabella di marcia. 

• Chiedete ai vostri partner comunitari e alle scuole/organizzazioni che sponsorizzano il vostro Programmi di Service e di Leadership di aiutarvi a promuovere la gara. Fate sapere loro in che modo beneficeranno dei fondi raccolti per la gara. 
• Rivolgetevi agli allenatori dei club di corsa e delle squadre di atletica delle scuole locali. "Oltre la metà degli iscritti alla gara di quest'anno proveniva da club podistici locali", spiega Toomey. 

Necessità del giorno della gara 

• Chiedete alle forze dell'ordine locali o al sito funzionari di aiutarvi a controllare il traffico. Questo potrebbe comportare un costo, quindi mettete in conto un budget adeguato. 
• Reclutare assistenza per la sicurezza sul campo. Il team Metro-McGregor BUG Chase compila ogni anno un modulo di richiesta di volontari per aiutare ad attraversare in sicurezza i pedoni dall'area di parcheggio ai luoghi di partenza della gara e del sito registrazione . 
• Richiedete alle aziende locali (negozi di alimentari, ristoranti, minimarket, ecc.) donazioni per cibo e acqua il giorno della gara; assicuratevi di riconoscerle come sponsor in natura. 
• Siate flessibili. Con così tante parti in movimento, in senso letterale e figurato, molti elementi saranno fuori dal vostro controllo. "Seguite il ritmo", dice Toomey, "e appoggiatevi ai soci del Kiwanis per avere aiuto". 

Follow-up post-gara 

• Chiedere un feedback. Toomey invia un postevento sondaggio a tutti i corridori, agli sponsor e agli altri partecipanti. Sono inclusi i link ai risultati della gara, alle foto evento e agli sponsor commerciali. "Inoltro questo e-mail a tutti i membri del club (alcuni erano anche partecipanti) in modo che possano vedere il bel riassunto e accedere alle stesse informazioni", dice Berghs. 
• Ringraziare gli sponsor. Due soci del club inviano lettere personali di ringraziamento agli sponsor e agli sponsor in natura. "In ogni lettera sono incluse una o due lettere di ringraziamento da parte dei bambini delle scuole elementari in cui distribuiamo WorldAtlas", spiega Berghs. "In questo modo lo sponsor può vedere di persona uno dei nostri progetti di club dagli occhi di un bambino".