Ihr Erfolg hängt viel von der Vorbereitung des Clubs ab.
Von Julie Saetre
Ein interessanter Gastredner ist eine wertvolle Bereicherung für jedes Kiwanis-Clubtreffen. Für die Mitglieder kann die Präsentation eines Gastes eine Möglichkeit sein, etwas über mögliche Serviceprojekte, Partnerschaften und mehr zu erfahren. Und Gastredner können bei einem Besuch in Ihrem Club die gleichen Dinge lernen. In manchen Fällen kann ein Vortrag auf einem Meeting sogar eine effektive Einführung in Kiwanis sein.
Aber der Erfolg einer Präsentation liegt nicht nur in der Verantwortung des Gastes. Um sicherzustellen, dass das Erlebnis für beide Seiten produktiv und positiv ist, ist es wichtig, sich vorzubereiten. Diese Tipps können dabei helfen:
- Bieten Sie wichtige Informationen an. Die Festlegung von Richtlinien und Erwartungen kann zu einem reibungslosen Ablauf der Präsentation beitragen und dem Redner Sicherheit geben. Zum Beispiel:
- Bestätigen Sie Datum, Ort und Uhrzeit des Treffens.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie und der Redner sich über den Inhalt der Präsentation einig sind.
- Teilen Sie dem Redner die Tagesordnung des Treffens, die für den Vortrag (und die Fragerunde, falls Sie eine anbieten) vorgesehene Zeit und das ungefähre Ende des Treffens mit.
- Geben Sie bitte die voraussichtliche Teilnehmerzahl an.
- Geben Sie bitte an, welche Ausrüstung dem Redner zur Verfügung steht (z. B. Leinwand, Rednerpult, audiovisuelle Geräte, Computer usw.).
- Erläutern Sie gegebenenfalls die Kleiderordnung des Clubs.
- Geben Sie Ihrem Gast das Gefühl, willkommen zu sein. Redner sind besser, wenn sie sich entspannt fühlen - und wenn der Club auf sie vorbereitet scheint. Einige Tipps:
- Sorgen Sie dafür, dass ein Clubmitglied den Redner bei seiner Ankunft empfängt und ihn persönlich den anderen Mitgliedern vorstellt.
- Geben Sie den Gästen oder Rednern einen Ausweis und setzen Sie sie an den Haupttisch (falls zutreffend).
- Stellen Sie während des Vortrags Wasser in Reichweite des Redners bereit.
- Bestimmen Sie ein Amtstr oder Mitglied, das den Redner vorstellt und seine Berechtigungen angibt. (Bitten Sie vorab um die Schreibweise und Aussprache des Namens des Redners sowie um einen Lebenslauf oder andere Informationen.
- Werben Sie für Kiwanis. Wenn der Redner einverstanden ist, laden Sie die lokalen Medien zur Teilnahme an der Veranstaltung und der Präsentation ein. Kiwanis International bietet Tipps und Hilfsmittel zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen. Und vergessen Sie nicht, ein Kiwanis-Logo auf Ihr Podium oder Rednerpult anzubringen, damit bei Fotos das Logo gut sichtbar ist.
- Beenden Sie den Vortrag mit einer positiven Note. Bedanken Sie sich am Ende des Vortrags bei dem Redner und zeigen Sie ihm Ihre Anerkennung. Ziehen Sie eine kleine Spende im Namen des Redners für einen Zweck in Erwägung, der den Schwerpunkt Ihres Clubs auf Dienst und Gemeinwesen widerspiegelt.
- Nachbereitung. Schicken Sie dem Redner ein oder zwei Tage nach dem Vortrag ein Dankesschreiben im Namen des Clubs. Und vergessen Sie nicht, ihn einzuladen, Mitglied zu werden!