Il loro successo dipende dalla preparazione del club.
Di Julie Saetre
Un oratore ospite interessante è un'aggiunta preziosa a qualsiasi riunione club Kiwanis . Per i soci, la presentazione di un ospite può essere un modo per conoscere potenziali progetti di servizio, partnership e altro ancora. E i relatori ospiti possono imparare le stesse cose visitando il vostro club. In alcuni casi, la presentazione a una riunione può anche essere un'efficace introduzione al Kiwanis.
Ma il successo di una presentazione non è solo responsabilità dell'ospite. Per garantire che l'esperienza sia produttiva e positiva per entrambe le parti, è importante prepararsi. Questi consigli possono essere d'aiuto:
- Offrire informazioni chiave. Stabilire linee guida e aspettative può far sì che la presentazione si svolga senza intoppi e dia fiducia all'oratore. Per esempio:
- Conferma la data, il luogo e l'ora dell'incontro.
- Assicuratevi che voi e l'oratore siate d'accordo sul contenuto della presentazione.
- Comunicate all'oratore l'ordine del giorno della riunione, il tempo assegnato per il discorso (e per la sessione di domande e risposte, se ne offrite una) e l'ora approssimativa di conclusione della riunione.
- Indicare il numero previsto di partecipanti.
- Indicare in dettaglio le attrezzature a disposizione del relatore (ad es. schermo, leggio, attrezzature audiovisive, computer, ecc.).
- Spiega il codice di abbigliamento del locale, se previsto.
- Fate sentire il vostro ospite il benvenuto. Gli oratori rendono meglio quando si sentono rilassati e quando il club sembra preparato per loro. Alcuni suggerimenti:
- Prevedere che un socio del club accolga il relatore al suo arrivo e lo presenti personalmente agli altri soci.
- Fornire un badge per gli ospiti o i relatori e farli sedere al tavolo principale (se applicabile).
- Tenere l'acqua a portata di mano dell'oratore durante la presentazione.
- Designare un funzionario o un membro per presentare l'oratore e fornire le sue credenziali. (Chiedere in anticipo l'ortografia e la pronuncia del nome del relatore, insieme a un curriculum o ad altri dettagli.
- Promuovi il Kiwanis. Se il relatore è d'accordo, invita i media locali a partecipare alla riunione e alla presentazione. Kiwanis International mette a disposizione consigli e strumenti per aiutarti. E non dimenticare di aggiungere un logo Kiwanis ben visibile sul tuo podio o leggio per le foto.
- Concludete con una nota positiva. Al termine della presentazione, ringraziate il relatore e offrite una dimostrazione di apprezzamento. Prendete in considerazione l'idea di fare una piccola donazione a nome del relatore a favore di una causa che rifletta l'attenzione del vostro club per il servizio e la comunità.
- Follow up. Uno o due giorni dopo la presentazione, inviate al relatore una nota di apprezzamento a nome del club. E non dimenticate di invitarli a diventare soci!