Quattro passi per un'esperienza produttivadi nuovi progetti e collaborazioni.

Di Julie Saetre

Invitare un relatore a visitare club Kiwanis proprio club Kiwanis molto più di un semplice punto all’ordine del giorno di una riunione. Aiuta i soci a scoprire potenziali progetti di servizio collaborazioni e fa conoscere il Kiwanis ai leader della comunità. Tuttavia, per garantire che l’esperienza sia produttiva e positiva sia per il relatore che per i soci, è importante prepararsi adeguatamente. Questi quattro consigli possono essere d’aiuto.  

Stabilisci delle linee guida chiare. Fornisci al relatore quante più informazioni possibili affinché possa realizzare una presentazione efficace: 

• Conferma la data, il luogo e l'ora dell'incontro. 
• Assicuratevi che voi e l'oratore siate d'accordo sul contenuto della presentazione.
• Richiedi una breve biografia e l’ortografia e la pronuncia del nome dell’oratore, in modo che tu o un altro socio del club possiate presentarlo correttamente prima del discorso. 
• Comunicare al relatore l’ordine del giorno della riunione, il tempo a disposizione per l’intervento (e, se del caso, una sessione di domande e risposte) e l’orario approssimativo di conclusione della riunione. 
• Indica il numero previsto di partecipanti. 
• Indicare in dettaglio tutte le attrezzature a disposizione che il relatore può utilizzare (schermo, leggio/podio, attrezzature audiovisive, computer, ecc.). 
• Spiega il codice di abbigliamento del locale, se previsto. 

Fai sentire l'ospite benvenuto. Assicurati che il tuo ospite si senta a proprio agio fin dal momento in cui varca la soglia: 

• Chiedi a un funzionario a un socio di accogliere l’oratore al suo arrivo e di presentarlo agli altri soci presenti.  
• Fornire un badge per gli ospiti o i relatori e farli sedere al tavolo principale (se applicabile).
• Durante la presentazione, assicuratevi che ci sia dell’acqua a portata di mano per chi parla.  
• Designare un funzionario un membro che presenti ufficialmente il relatore e fornisca le informazioni di contesto pertinenti prima della presentazione. 

Invita i media locali. Se il relatore è d'accordo, un articolo di cronaca può promuovere sia il Kiwanis che il progetto o l'organizzazione che il relatore rappresenta.  

• Kiwanis International mette a disposizione consigli e strumenti per aiutarti.  
• Aggiungi un logo Kiwanis con il marchio corretto al tuo podio o leggio per le foto ricordo. 

Concludi con una nota positiva. Quando la presentazione del relatore è terminata, non passare subito al punto successivo dell’ordine del giorno. Prenditi un momento per esprimere la tua gratitudine: 

• Al termine del discorso, ringrazia il relatore e offrigli un piccolo omaggio di ringraziamento. Dai un’occhiata a gli articoli con il marchio Kiwanis per trovare qualche idea.  
• Valutate la possibilità di effettuare una donazione a nome del relatore a favore di una causa che rispecchi l’impegno del vostro club nel servizio e nella comunità.  

Il tuo rapporto con il relatore può protrarsi anche oltre l’incontro stesso. Uno o due giorni dopo la presentazione, invia al relatore un biglietto di ringraziamento a nome del club. E non dimenticare di invitarlo a unirsi a noi!