La buona riuscita di una presentazione di un ospite dipende molto dalla preparazione del club.
Di Julie Saetre
La maggior parte del sito club Kiwanis sa che invitare relatori alle riunioni aggiunge interesse ai soci, aiutandoli a conoscere potenziali progetti di servizio o partnership. Per i leader della comunità, può anche essere un'efficace introduzione al Kiwanis. Ma per garantire che l'esperienza sia produttiva e positiva per entrambe le parti, è importante prepararsi. Questi suggerimenti possono essere d'aiuto.
Stabilire linee guida chiare. Fornite all'oratore il maggior numero di informazioni possibili, in modo che possa fare la presentazione più efficace:
- Confermare la data, il luogo e l'ora della riunione.
- Assicuratevi che voi e l'oratore siate d'accordo sul contenuto.
- Chiedete l'ortografia e la pronuncia del nome del relatore e un curriculum vitae per aiutarvi (o per aiutare il socio di club competente) a fare una presentazione adeguata.
- Comunicate all'oratore l'ordine del giorno della riunione, il tempo assegnato al discorso (e alla sessione di domande e risposte, se ne offrite una) e l'ora approssimativa di conclusione della riunione.
- Indicare il numero di membri che si prevede parteciperanno.
- Indicare tutte le attrezzature disponibili che il relatore può utilizzare (ad esempio, schermo, leggio, attrezzature audiovisive, computer, ecc.)
- Spiegare l'eventuale codice di abbigliamento del club.
Fate sentire il relatore il benvenuto. Chiedete a un socio o a funzionario di accogliere il relatore al suo arrivo e di presentarlo personalmente agli altri soci. Fornire un badge per gli ospiti o per i relatori e farli sedere al tavolo principale (se applicabile). Mettere a disposizione dell'acqua a portata di mano del relatore durante la presentazione. Designare un membro di funzionario per introdurre ufficialmente il relatore e fornire il suo credenziali prima della presentazione.
Promuovere il Kiwanis. Se l'oratore è d'accordo, invitate i media locali a partecipare alla riunione e alla presentazione. Il Kiwanis International ha suggerimenti e strumenti per aiutarvi. E non dimenticate di aggiungere un logo Kiwanis con il proprio marchio sul podio o sul leggio per le opportunità fotografiche.
Concludete con una nota positiva. Al termine della presentazione, ringraziate il relatore e offrite un segno di apprezzamento poco costoso. Prendete in considerazione l'idea di fare una donazione a nome del relatore a una causa che rifletta l'attenzione del vostro club per il servizio e la comunità.
Follow up. Uno o due giorni dopo la presentazione, inviate all'oratore una nota di apprezzamento a nome del club. E non dimenticate di invitarli a entrare nel Kiwanis!