Que la presentación de un invitado salga bien depende mucho de la preparación del club.
Por Julie Saetre
La mayoría de los sitios Clubes Kiwanis saben que invitar a oradores a las reuniones agrega interés para los socios, ya que los ayuda a conocer posibles proyectos de servicio o asociaciones. Para los líderes de la comunidad, también puede ser una introducción eficaz a Kiwanis. Pero para garantizar que la experiencia sea productiva y positiva para ambas partes, es importante prepararse. Estos consejos pueden ayudar.
Establezca directrices claras. Facilite al orador toda la información posible para que pueda hacer la presentación más eficaz:
- Confirme la fecha, el lugar y la hora de la reunión.
- Asegúrese de que usted y el orador están de acuerdo en su contenido.
- Solicite la ortografía y pronunciación del nombre del orador y un currículum vitae que le ayude a usted (o al socio del club que corresponda) a hacer una presentación adecuada.
- Comunique al orador el orden del día de la reunión, el tiempo asignado al discurso (y a la sesión de preguntas y respuestas, si la ofrece) y la hora aproximada a la que terminará la reunión.
- Indique el número de miembros que se espera que asistan.
- Detalla cualquier equipo disponible que el orador pueda utilizar (por ejemplo, pantalla, atril, equipo audiovisual, ordenador, etc.).
- Explique el código de vestimenta del club, si lo hay.
Haz que el orador se sienta bienvenido. Pida a un miembro de directivo que salude al orador a su llegada y lo presente personalmente a los demás miembros. Proporciónele un distintivo de invitado o ponente y siéntelo en la mesa principal (si procede). Disponga de agua al alcance del orador durante la presentación. Designar a un miembro o a directivo para que presente oficialmente al orador y facilite su dirección credenciales antes de la presentación.
Promueva Kiwanis. Si el orador está de acuerdo, invite a los medios de comunicación locales a asistir a la reunión y a la presentación. Kiwanis International tiene consejos y herramientas para ayudar. Y no olvide agregar un logotipo de Kiwanis con la marca adecuada a su podio o atril para las fotos.
Termine con una nota positiva. Al concluir la presentación, agradezca al orador y ofrézcale una muestra de aprecio económica. Considere la posibilidad de hacer una donación en nombre del orador a una causa que refleje el enfoque del club en el servicio y la comunidad.
Seguimiento. Uno o dos días después de la presentación, envíe al orador una nota de agradecimiento en nombre del club. Y no olvide invitarlos a unirse a Kiwanis.