Un site club Kiwanis en Floride (États-Unis) organise une course de 5 km depuis 16 ans. Leurs conseils peuvent vous aider à atteindre votre objectif collecte de fonds . 

Par Julie Saetre

En janvier 2024, le club Fort Myers Metro-McGregor club Kiwanis a organisé sa 16e course annuelle BUG Chase 5K. Près de 300 participants enthousiastes ont couru le long des sentiers d'un centre naturel local, aidant le club à collecter plus de 12 000 dollars. 

Les bénéfices de la course sont reversés au programme Bringing Up Grades du club dans trois écoles primaires locales, ainsi qu'à d'autres programmes pour les jeunes parrainés par le club projets de service.  

Rachel Toomey, responsable du BUG Chase pr et des relations publiques du club pr, était à la tête de cet effort réussi.  

"Rachel est axée sur les résultats", déclare Kim Berghs, secr et membre de l'équipe BUG Chase, "et elle est extrêmement organisée". 

Si la course elle-même et ses résultats financiers sont impressionnants, les longues heures et le travail acharné effectués en coulisses par Mme Toomey et son équipe dévouée sont tout aussi significatifs. Leur expérience combinée fait de ces Kiwaniens des ressources idéales pour les autres clubs qui souhaitent reproduire les résultats en lançant leurs propres courses collecte de fonds . Ci-dessous, Toomey et Berghs ont présenté une introduction à l'organisation d'une course et/ou d'une marche, depuis la planification initiale jusqu'à un suivi efficace. 

Planification avant la course 

• Commencez tôt. Donnez-vous au moins six mois pour vous préparer. 
• Désigner un directeur. Assurez-vous que cette personne dispose d'une équipe de bénévoles de soutien.  
• d les devoirs. Créez un Google Doc partagé ou un dossier similaire et donnez-y accès aux principaux bénévoles afin qu'ils puissent y stocker des informations, saisir des mises à jour et des références croisées. Cela permet d'éviter un flot ininterrompu d'e-mails facilement égarés. 
• Choisissez judicieusement une date. Recherchez d'autres marches et courses dans votre région afin que les participants que vous visez n'aient pas à choisir entre votre manifestation et d'autres. 
• Recruter des sponsors. Créez un dossier attrayant sur parrainage en détaillant les avantages et les échéances. Demandez à un membre du club de s'occuper de Patenschaften. 

Engagement des membres 

• Identifier les membres qui peuvent se porter volontaires le jour de la course. Attribuer des tâches d'avant ou d'après-course aux membres qui ne peuvent pas assister à la course manifestation. 
• Demandez aux membres de votre programme de leadership par le service de se porter volontaires le jour de la course. Avec un grand nombre de participants ( manifestation), vous aurez besoin de beaucoup de mains pour vous aider. 
• Veillez à ce que les bénévoles du jour de la course se voient confier des tâches qu'ils peuvent accomplir confortablement en fonction de leur mobilité, de leurs compétences et de leurs aptitudes. 

Services d'appui 

• Travaillez avec une société de chronométrage professionnelle. Les sociétés de chronométrage offrent des services différents. Demandez deux ou trois devis et comparez les détails pour trouver l'entreprise qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. 
• Utilisez un logiciel de course tel que RunSignup pour gérer inscription, enregistrer les coureurs et afficher les résultats. 
• Sélectionnez un fournisseur pour les maillots de course et les récompenses. Veillez à respecter les délais de commande et à les intégrer dans votre calendrier. 

• Demandez à vos partenaires communautaires et aux écoles/organisations qui parrainent votre site programmes de leadership en mati de vous aider à promouvoir la course. Faites-leur savoir comment ils bénéficieront des fonds collectés lors de la course. 
• Contactez les entraîneurs des clubs de course à pied et des équipes d'athlétisme des écoles locales. "Cette année, plus de la moitié des personnes inscrites à la course provenaient de clubs de course locaux", explique M. Toomey. 

Le nécessaire le jour de la course 

• Demandez aux forces de l'ordre locales ou au service de sécurité officiers de vous aider à contrôler la circulation. Cette aide peut être payante, il faut donc prévoir un budget en conséquence. 
• Recruter des aides à la sécurité sur le terrain. L'équipe BUG Chase de Metro-McGregor remplit chaque année un formulaire de demande de volontaires pour aider les piétons à traverser en toute sécurité entre le parking et les sites inscription et de départ de la course. 
• Demandez à des entreprises locales (épiceries, restaurants, dépanneurs, etc.) de faire des dons de nourriture et d'eau pour le jour de la course ; assurez-vous de les reconnaître en tant que sponsors en nature. 
• Soyez flexible. Avec autant de pièces mobiles - au sens propre comme au sens figuré - beaucoup d'éléments échapperont à votre contrôle. "Faites face aux imprévus", dit Toomey, "et appuyez-vous sur les membres du Kiwanis pour obtenir de l'aide". 

Suivi après la course 

• Demander un retour d'information. Toomey envoie un postmanifestation sondage à tous les coureurs, sponsors et autres participants. On y trouve des liens vers les résultats de la course, les photos de manifestation et les entreprises sponsors. "Je fais suivre ce site courriel à tous les membres du club (dont certains étaient aussi des participants) pour qu'ils puissent voir le récapitulatif et accéder aux mêmes informations", explique M. Berghs. 
• Remercier les sponsors. Deux membres du club envoient des lettres de remerciement aux sponsors et aux sponsors en nature. "Chaque lettre contient une ou deux lettres de remerciement d'enfants des écoles élémentaires où nous distribuons l'atlas mondial", explique M. Berghs. "De cette façon, le sponsor peut voir de ses propres yeux l'une des actions de notre club".