Pour un club dans l'Ohio, aux États-Unis.États-Unis, lee année de recrutement de l'année a permis de recruter 20 nouveaux membres.
Par Tony Knoderer
Le 20 février, le club Kiwanis de Berea, Ohio, États-Unis, a organisé une cérémonie d'intronisation pour 16 nouveaux membres. Ajoutés aux quatre membres que le club avait accueillis précédemment au cours de l'année Kiwanis, cela fait 20 nouveaux membres depuis le mois d'octobre.
Pour le club de Berea, l'intronisation était la dernière récompense d'un effort de recrutement revigoré. Mais il ne s'agissait pas seulement d'ajouter des noms à la liste des membres, explique Jeff Haas, le président du club.
"La question n'était pas tant celle des membres", explique M. Haas. "Il s'agissait d'avoir des actifs actifs".
Dans un club qui comptait 85 personnes au début de l'année Kiwanis, ajoute-t-il, on pouvait compter sur environ 25 personnes pour assister aux réunions. Et un noyau d'une dizaine de personnes effectuait la majeure partie du travail lors des réunions et des projets.
Ce n'est pas que les autres membres refusaient de participer. Mais les engagements plus importants, tels que les rôles de direction, étaient souvent confiés aux mêmes personnes, année après année.
"Un jour ou l'autre, ces dix personnes ne seront plus là", explique M. Haas. "Nous avons besoin de gens qui saignent le bleu du Kiwanis".
C'est ce qui a rendu la cérémonie d'intronisation gratifiante pour les dirigeants du club.
"Lorsque les gens ont été intronisés ce soir-là, nous avons pris le temps de leur demander pourquoi ils étaient venus", explique M. Haas. "Ils ont dit qu'ils voulaient s'impliquer. C'est important. Nous n'attendons pas des gens qu'ils deviennent officier en six mois, mais nous voulons des gens actifs.
Un nouveau comit
La cérémonie d'intronisation a été le point culminant de l'engagement renouvelé du club en faveur de l'engagement des membres. Cela a commencé en octobre, au début de l'année Kiwanis, lorsque M. Haas est devenu président du club et que Jeff Wayner, membre du club, est devenu pr comit recrutement du club.
En fait, c'est ainsi qu'est né le comit recrutement lui-même. Même dans un club de la taille de celui de Berea, un tel comit a conduit à de nouvelles façons de penser la croissance et la fidélisation.
"La première chose que j'ai faite", dit Wayner, "a été de demander des volontaires pour rejoindre le comit. J'ai trouvé cinq autres personnes. Lors de notre première réunion, nous avons décidé que ce dont nous avions besoin, c'était d'une vidéo sur ce que nous faisions, d'un site web amélioré et rafraîchi, et d'une journée portes ouvertes".
La vidéo, de par sa conception, est simple et directe sur ce que fait le club. Même le titre fournit des informations simples : "Notre histoire en 5 proc!" Le lien vers la vidéo est placé en évidence sur la page d'accueil du club.
L'autre action prévue lors de cette première réunion du comit - la journée portes ouvertes - a fait l'objet d'une attention soutenue.
"Plutôt que d'espérer que la porte s'ouvre et que quelqu'un entre et veuille devenir membre, nous avons voulu une manifestation où les gens peuvent s'informer sur le Kiwanis", explique M. Wayner.
Cela a nécessité une préparation, à l'intérieur et à l'extérieur des réunions du club.
Les maillons de la chaîne
À l'instar de nombreux clubs Kiwanis performants, le club de Berea s'est appuyé sur des facteurs existants au sein de la communauté : une relation avec les dirigeants locaux et une connaissance des centres d'intérêt des gens. Par exemple, les membres ont invité le maire de Berea, Cyril Kleem, à prendre la parole lors d'une réunion du club - et ont ensuite fait un effort particulier pour inviter le plus grand nombre possible de membres de la communauté à y assister.
"Cyril nous soutient", déclare Haas. "C'est essentiel. C'est un véritable avocat. Et c'est un excellent orateur.
Le fait que le maire ait abordé un sujet très populaire en ville, à savoir les Cleveland Browns, n'a pas nui. Le centre d'entraînement d'avant-saison de l'équipe de la Ligue nationale de football se trouve à Berea, ce qui en fait un sujet naturel d'intérêt civique - et une raison supplémentaire pour les habitants de la ville de venir.
Bien entendu, les participants à cette réunion ont ensuite été invités à la journée portes ouvertes du club.
"Cette réunion a débouché sur la journée portes ouvertes, qui a conduit à la cérémonie d'intronisation en février", explique M. Haas.
Mais ce ne sont pas les seuls maillons de la chaîne. Les membres ont publié des avis dans les publications locales, y compris dans les bulletins d'église, et ont visité les institutions locales.
"Un matin, à 6 h 45, le service de police a procédé à un changement d'équipe, et Jeff et moi étions là", raconte Haas en souriant. "Nous avons de bonnes relations. Le chef de la police et le chef des pompiers nous ont acceptés.
Wayner s'est également appuyé sur une vertu qui a fait ses preuves : le contact personnel.
"J'ai appelé des gens à partir de mon carnet d'adresses", explique-t-il. "Le téléphone - ce petit gadget que nous portons tous sur nous aujourd'hui - est mon outil numéro un pour recruter des gens.
Au cœur de l'action
Le travail et la planification ont porté leurs fruits : Quarante prospects se sont présentés à la journée portes ouvertes du 14 janvier.
"Nous avons rempli la salle", raconte M. Wayner. "Nous avons été stupéfaits.
La manifestation comprenait des tables où les membres du club et les membres des clubs locaux du Kiwanis Service Leadership Program pouvaient s'entretenir avec les prospects, se présenter et répondre à leurs questions. Un certain temps a également été consacré à des présentations, telles que le discours d'ouverture de M. Haas, la projection de la vidéo "cinq minutes" et la discussion d'un membre sur les les objets de Kiwanis. Le club a également invité un dirigeant du Kiwanis à participer à la manifestation : Alan Penn, directeur ex de la Fondation Kiwanis District 'Ohio et pr 2011-2012.
"Alan a enthousiasmé les gens", déclare Wayner. "C'est un bon orateur et il est allé droit au cœur. Il a donné aux prospects une idée de ce qu'est le Kiwanis".
Bien entendu, toute manifestation qui attire des prospects n'est réussie que si elle aboutit à l'adhésion de nouveaux membres. Comme Wayner se l'est dit à l'époque : "D'accord, Jeff - nous avons tous ces gens. Comment faire pour qu'ils deviennent membres ?"
La persistance, pas la perfection
La réponse, dit-il aujourd'hui, a été le suivi. Trois de ses collègues l'ont rejoint pour une session d'appels aux participants aux journées portes ouvertes.
"Ils sont venus chez moi, je leur ai donné la liste et nous nous sommes assis et nous avons fait le travail", dit-il.
Cette persévérance, de la formation du comit à la journée portes ouvertes en passant par les appels de suivi, a permis de recruter 16 nouveaux membres lors de la cérémonie d'intronisation , faisant ainsi passer le club au-dessus de la barre des 100 membres. Mais la clé, bien sûr, c'est d'avoir des membres motivés motivés.
"Il n'y a pas de nombre magique de réunions auxquelles chaque personne assiste et qui la fidélisent", explique M. Haas. "Nous voulons qu'ils viennent voir de quoi il s'agit, qu'ils viennent régulièrement et qu'ils s'engagent.
C'est pourquoi le club met l'accent sur la persévérance plutôt que sur l'assiduité parfaite pour les nouveaux membres.
"Nous comprenons que vous avez du travail, nous comprenons que vous avez une famille", explique M. Wayner à propos du message du club. "Mais si vous aidez quand vous le pouvez, vous ferez la différence.
Ressources pour votre club
Votre club envisage d'organiser une journée portes ouvertes mais ne sait pas par où commencer ? Kiwanis International propose un calendrier et une liste de contrôle pour vous guider tout au long du processus, de la planification à l'organisation. Ce n'est qu'une des ressources de recrutement que nous proposons en ligne.
Nous pouvons également vous aider à créer un nouveau site web - grâce à notre service gratuit et facile à utiliser.
Et n'oubliez pas l'arme pas si secrète de Jeff Wayner : "Si je devais mettre une chose en tête de ma liste de ce qui fonctionne, ce serait le téléphone portable. C'est mon meilleur moyen de communication".
