Un club Kiwanis Floride, aux États-Unis, organise une course de 5 km depuis 16 ans. Leurs conseils peuvent vous aider à atteindre votre collecte de fonds . 

Par Julie Saetre

En janvier 2024, le club Kiwanis de Fort Myers Metro-McGregor club Kiwanis sa 16e édition annuelle de la course BUG Chase 5K. Près de 300 participants enthousiastes ont couru sur les sentiers d'un centre naturel local, permettant ainsi au club de récolter plus de 12 000 dollars américains. 

Les recettes de la course sont reversées au programme « Bringing Up Grades » du club, mis en place dans trois écoles primaires locales, ainsi qu'à d'autres projets de service destinés aux jeunes et parrainés par le club.  

À la tête de cette initiative couronnée de succès se trouvait Rachel Toomey, pr des relations publiques pr BUG Chase pr du club.  

« Rachel est très axée sur les résultats », explique Kim Berghs, secr du club secr membre de l'équipe BUG Chase, « et extrêmement organisée. » 

Si la course elle-même et ses résultats financiers sont impressionnants, les longues heures et le travail acharné accomplis en coulisses par Mme Toomey et son équipe dévouée sont tout aussi remarquables. Grâce à leur expérience combinée, ces Kiwaniens constituent des ressources Kiwaniens pour les autres clubs qui souhaitent reproduire ces résultats en organisant leurs propres collecte de fonds . Ci-dessous, Mme Toomey et M. Berghs proposent un guide pratique sur l'organisation d'une course et/ou d'une marche, de la planification initiale au suivi efficace. 

Préparation avant la course 

• Commencez tôt. Prévoyez au moins six mois pour vous préparer. 
• Désignez un responsable. Assurez-vous que cette personne dispose d'une équipe de bénévoles pour l'épauler.  
• d . Créez un document Google Docs partagé ou un dossier similaire et donnez-y accès aux principaux bénévoles afin qu'ils puissent y stocker des informations, y saisir les mises à jour et y croiser les données. Cela permet d'éviter un flux incessant d'e-mails qui risquent de se perdre facilement. 
• Choisissez judicieusement la date. Renseignez-vous sur les autres marches et courses organisées dans votre région afin que les participants que vous visez n'aient pas à choisir entre votre manifestation d'autres. 
• Trouvez des parrains. Préparez un parrainage attrayant, précisant les avantages et les dates limites. Demandez à un membre du club de se charger du Patenschaften. 

Implication des membres 

• Déterminez quels membres peuvent se porter volontaires le jour de la course. Attribuez des tâches avant ou après la course aux membres qui ne peuvent pas assister à manifestation. 
• Invitez les membres de votre programme de leadership au service à se porter volontaires le jour de la course. Avec un manifestation de cette envergure, vous aurez besoin de beaucoup de monde pour vous aider. 
• Veillez à ce que les bénévoles présents le jour de la course se voient attribuer des tâches qu'ils peuvent accomplir sans difficulté, compte tenu de leur mobilité, de leurs compétences et de leurs capacités. 

Services d'assistance 

• Faites appel à une société spécialisée dans le chronométrage de courses. Chaque prestataire propose des services différents. Demandez deux ou trois devis et comparez-les en détail afin de trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. 
• Renseignez-vous sur les logiciels de gestion de courses tels que RunSignup pour gérer inscription, l'enregistrement des coureurs et la publication des résultats. 
• Choisissez un fournisseur pour les t-shirts de course et les récompenses. Veillez à vous renseigner sur les dates limites de commande et à les intégrer à votre calendrier. 

• Demandez à vos partenaires locaux ainsi qu'aux écoles et organisations qui parrainent vos programmes de leadership en mati vous aider programmes de leadership en mati promouvoir la course. Expliquez-leur en quoi les fonds récoltés lors de la course leur seront profitables. 
• Contactez les entraîneurs des clubs de course à pied et des équipes d'athlétisme des écoles locales. « Plus de la moitié des inscrits à notre course cette année provenaient de clubs de course à pied locaux », explique Toomey. 

Le nécessaire pour le jour de la course 

• Demandez aux forces de l'ordre ou officiers de sécurité locaux officiers vous aider à réguler la circulation. Ce service peut être payant ; prévoyez donc un budget en conséquence. 
• Recrutez des bénévoles pour assurer la sécurité sur le terrain. L'équipe « Metro-McGregor BUG Chase » remplit chaque année un formulaire de demande afin de solliciter des bénévoles chargés d'aider les piétons à traverser en toute sécurité depuis le parking jusqu'aux lieux inscription le départ de la course. 
• Demandez aux entreprises locales (épiceries, restaurants, supérettes, etc.) de faire des dons de nourriture et d'eau pour le jour de la course ; veillez à les mentionner comme sponsors en nature. 
• Faites preuve de souplesse. Avec autant d'éléments en mouvement — au sens propre comme au figuré —, de nombreux aspects échapperont à votre contrôle. « Adaptez-vous aux circonstances », conseille Toomey, « et n'hésitez pas à demander de l'aide aux membres de votre club Kiwanis. » 

Suivi après la course 

• Demandez des retours. Toomey envoie unsondage tous les coureurs, sponsors et autres participantsmanifestation . Ce questionnaire comprend des liens vers les résultats de la course, manifestation et la liste des sponsors. « Je transfère cet courriel tous les membres du club (dont certains ont également participé) afin qu'ils puissent consulter ce beau récapitulatif et accéder aux mêmes informations », explique Berghs. 
• Remercier les parrains. Deux membres du club envoient des lettres de remerciement personnalisées aux parrains et aux donateurs en nature. « Chaque lettre contient une ou deux lettres de remerciement réelles rédigées par des enfants de certaines écoles primaires où nous distribuons le WorldAtlas », explique M. Berghs. « Ainsi, le parrain peut découvrir de ses propres yeux l'un des projets de notre club à travers le regard d'un enfant. »