Per i soci attuali e potenziali, pochi semplici atti possono lasciare che persone sapere di appartenere.

Di Julie Saetre

Tutti i soci del Kiwanis vogliono sentirsi benvenuti, indipendentemente dalla durata della loro appartenenza al club. I potenziali soci devono sapere che stanno entrando in un gruppo desideroso di lavorare con i nuovi arrivati. E i soci esistenti vogliono sentirsi apprezzati. Queste sette semplici azioni possono contribuire a far sentire tutti rispettati:

• Considerate la sede della riunione. La sede è comoda per tutti i membri? È facile da trovare per i nuovi arrivati? In caso contrario, cercate delle alternative. Potreste anche considerare la possibilità di ruotare i luoghi di riunione o di aggiungere un'opzione virtuale.

• Chiedete ai soci quali sono le loro preferenze in fatto di orari di riunione. Alcuni impegni non consentono di riunirsi di giorno, altri rendono difficili le riunioni serali. La disponibilità dei membri dipende anche dal fatto che i fine settimana o i giorni feriali sono più adatti. Anche in questo caso, la flessibilità è fondamentale. Forse variando gli orari o i giorni di riunione si potrà ottenere una maggiore partecipazione dei soci.

• Rispettate il tempo delle persone. Durante le riunioni, stabilite un ordine del giorno e rispettatelo. Se dite che vi incontrerete per un'ora, non andate oltre. Inoltre, sfruttate al massimo il tempo a disposizione. Non impantanatevi in minuzie che possono essere trattate in una riunione con funzionari.

• Chiedete un contributo. Quando le persone si sentono ascoltate, si sentono benvenute. Alcune persone sono estroverse e offrono liberamente idee e suggerimenti. Altri potrebbero esitare a parlare. Chiedete ai partecipanti meno vocali di condividere i loro pensieri. Fate anche sapere a tutti i membri e agli ospiti come fornire feedback al di fuori delle riunioni; alcuni potrebbero preferire le conversazioni individuali o il sito e-mail.

• Rendete facilmente disponibile il sito verbale . Ogni membro dovrà saltare una riunione ogni tanto e non vorrete che si senta escluso dalla prossima. Assicuratevi che possano recuperare assicurando che il sito verbale sia scritto e distribuito in modo tempestivo. È anche una buona idea che il sito verbale sia pubblicato sul sito web del club e/o collegato ai suoi account di social media, per la comodità dei soci attuali e per quelli che stanno pensando di membership.

• Invitate i potenziali soci agli eventi di servizio. Quale modo migliore di essere accoglienti se non quello di invitare i non soci a unirsi a voi per servire la vostra comunità? Quando l'invito viene accettato, assicuratevi che i vostri ospiti si sentano apprezzati e inclusi. Chiedete ai soci di presentarsi e di lavorare al fianco dei vostri ospiti durante il progetto.

• Ringraziare. I soci e gli ospiti hanno molte opzioni su come impiegare il loro limitato tempo libero. Fate sapere loro quanto li apprezzate per la loro partecipazione, le loro idee, il loro servizio e il loro sostegno.