Per un club in Ohio, Stati Uniti., ile anno di reclutamento ha portato 20 nuovi membri.
Di Tony Knoderer
Il 20 febbraio, il club Kiwanis di Berea, Ohio, Stati Uniti, ha tenuto una cerimonia di inserimento per 16 nuovi soci. Se a questi si aggiungono i quattro soci che il club aveva accolto in precedenza nel corso dell'anno kiwaniano, si arriva a 20 nuovi soci da ottobre.
Per il club di Berea, l'inserimento è stato l'ultima ricompensa per un rinvigorito sforzo di reclutamento. Ma non si trattava solo di aggiungere nomi al registro, dice Jeff Haas, presidente del club.
"Il problema non era tanto l'membership", spiega Haas. "Si trattava di avere membri attivi membri attivi".
In un club composto da 85 persone all'inizio dell'anno Kiwanis, aggiunge, si poteva contare su circa 25 persone che partecipavano alle riunioni. E un nucleo di circa 10 persone svolgeva gran parte del lavoro durante le riunioni e i progetti.
Non è che gli altri membri si rifiutassero di partecipare. Ma gli impegni più importanti, come i ruoli di leadership, erano spesso affidati alle stesse persone anno dopo anno.
"Alla fine, quelle 10 persone non ci saranno più", dice Haas. "Abbiamo bisogno di persone che sanguinino blu Kiwanis".
È questo che ha reso la cerimonia di inserimento gratificante per i dirigenti del club.
"Quando le persone sono state introdotte quella sera, ci siamo presi del tempo per chiedere loro perché fossero venute", racconta Haas. "Hanno detto che volevano essere coinvolti. Questo è importante. Non ci aspettiamo che le persone diventino un funzionario in sei mesi, ma vogliamo persone attive".
Un nuovo comitato
La cerimonia di inserimento è stata il culmine del rinnovato impegno del club a trovare nuovi soci. È iniziato a ottobre, all'inizio dell'anno Kiwanis, quando Haas è diventato presidente del club e quando il socio Jeff Wayner è diventato Chair del comitato di reclutamento del club.
In effetti, questo è stato l'inizio del comitato di reclutamento stesso. Anche in un club delle dimensioni di quello di Berea, un tale comitato ha portato a nuovi modi di pensare alla crescita e alla conservazione.
"La prima cosa che ho fatto", racconta Wayner, "è stata chiedere dei volontari per unirsi al comitato. Ho trovato altre cinque persone. Durante la prima riunione abbiamo deciso che avevamo bisogno di un video su ciò che facciamo, di un sito web migliore e rinnovato e di una casa aperta".
Il video, per sua stessa concezione, è semplice e diretto su ciò che fa il club. Anche il titolo fornisce informazioni chiare: "La nostra storia in 5 verbale!". Il link al video è posto in primo piano sulla home page del club.
L'altro punto d'azione di quella prima riunione comitato - l'open house - è diventato una questione di attenzione prolungata.
"Invece di sperare che la porta si apra e che qualcuno entri e voglia diventare membro, abbiamo voluto un evento in cui le persone possano imparare sul Kiwanis", afferma Wayner.
Questo richiedeva una preparazione, dentro e fuori dalle riunioni del club.
Gli anelli della catena
Come molti club Kiwanis di successo, il club di Berea si è basato su fattori già esistenti nella comunità: un rapporto con la leadership locale e la conoscenza degli interessi della gente. Ad esempio, i soci hanno invitato il sindaco di Berea, Cyril Kleem, a parlare a una riunione del club e si sono impegnati per invitare il maggior numero possibile di membri della comunità a partecipare.
"Cyril ci sostiene", dice Haas. "È fondamentale. È un vero sostenitore. Ed è un grande oratore".
Non ha guastato il fatto che un argomento affrontato dal sindaco sia molto popolare in città: i Cleveland Browns. Il centro di allenamento precampionato della squadra della National Football League si trova a Berea, quindi è un argomento naturale di interesse civico e un altro motivo per cui la gente del posto si è presentata.
Naturalmente, i partecipanti alla riunione sono stati invitati all'open house del club.
"Da quell'incontro è nata la casa aperta, che ha portato alla cerimonia di inserimento a febbraio", racconta Haas.
Ma questi non erano gli unici anelli della catena. I membri hanno pubblicato avvisi nelle pubblicazioni locali, compresi i bollettini della chiesa, e hanno visitato le istituzioni locali.
"Una mattina il dipartimento di polizia aveva un cambio turno alle 6:45 e io e Jeff eravamo lì", racconta Haas con un sorriso. "Abbiamo buoni rapporti. Il capo della polizia ci ha accettato e il capo dei vigili del fuoco ci ha accettato".
Wayner si è anche affidato a una virtù consolidata nel tempo: il contatto personale.
"Ho chiamato le persone attraverso la mia rubrica", dice. "Il telefono, quel piccolo aggeggio che tutti oggi portiamo con noi, è il mio strumento numero uno per reclutare persone".
Al cuore
Il lavoro e la pianificazione hanno dato i loro frutti: Quaranta potenziali clienti si sono presentati all'open house del 14 gennaio.
"Abbiamo riempito il locale", racconta Wayner. "Siamo rimasti sbalorditi".
L'evento è stato allestito con tavoli in cui i soci del club e i membri dei club locali del Programma Leadership di Servizio Kiwanis hanno potuto parlare con i potenziali soci, presentandosi e rispondendo alle domande. È stato dedicato anche un po' di tempo alle presentazioni, come il discorso di apertura di Haas, la proiezione del video di "cinque minuti" e la discussione di un socio su Gli obiettivi del Kiwanis. Il club ha incluso nell'evento anche un leader del Kiwanis: Alan Penn, Direttore Generale della Fondazione Kiwanis distretto dell'Ohio e Presidente del Kiwanis International per il 2011-12.
"Alan ha fatto emozionare la gente", dice Wayner. "È un buon oratore e ha fatto leva sul cuore. Ha dato ai potenziali soci un'idea di cosa sia il Kiwanis".
Naturalmente, qualsiasi evento che attragga potenziali clienti ha successo solo se alla fine si traduce in nuovi membri. Come Wayner si disse all'epoca: "Ok, Jeff, abbiamo tutte queste persone. Come facciamo a farle diventare membri?".
Persistenza, non perfezione
La risposta, dice ora, è stata il follow-up. Tre colleghi si sono uniti a lui per una sessione di telefonate ai partecipanti alla casa aperta.
"Sono venuti a casa mia, ho dato loro l'elenco, ci siamo seduti e l'abbiamo fatto", racconta.
Questa perseveranza, dalla formazione del comitato all'open house, fino alle telefonate di follow-up, ha portato ai 16 nuovi soci della cerimonia di inserimento , facendo superare al club la soglia dei 100 soci. Ma la chiave, naturalmente, è quella di avere motivati motivati.
"Non c'è un numero magico di incontri a cui ogni persona partecipa che la faccia rimanere", dice Haas. "Vogliamo che vengano a vedere di cosa si tratta, che vengano regolarmente e che si impegnino".
Per questo motivo il club enfatizza la perseveranza piuttosto che la perfetta frequenza per i nuovi soci.
"Capiamo che avete un lavoro, capiamo che avete una famiglia", dice Wayner a proposito del messaggio del club. "Ma se aiutate quando potete, farete la differenza".
Risorse per il vostro club
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E non dimenticate l'arma non tanto segreta di Jeff Wayner: "Se potessi mettere una cosa in cima alla mia lista di ciò che funziona, sarebbe il cellulare. È il mio miglior mezzo di comunicazione".
