Ein Kiwanis-Club in Florida, USA, veranstaltet seit 16 Jahren einen 5-Kilometer-Lauf. Ihre Tipps können Ihnen helfen, Ihr Ziel Spendensammlung zu erreichen. 

Von Julie Saetre

Im Januar 2024 veranstaltete der Fort Myers Metro-McGregor Kiwanis Club seinen 16. jährlichen BUG Chase 5K-Lauf. Fast 300 begeisterte Teilnehmer liefen entlang der Pfade eines örtlichen Naturzentrums und halfen dem Club, über 12.000 US-Dollar zu sammeln. 

Der Erlös des Rennens kommt dem Clubprogramm Bringing Up Grades an drei örtlichen Grundschulen sowie anderen vom Club geförderten Jugendprogrammen zugute Serviceprojekte.  

Am Ruder dieser erfolgreichen Aktion war Rachel Toomey, die BUG Chase Vorsitzende/-r und die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs Vorsitzende/-r.  

"Rachel ist ergebnisorientiert", sagt Kim Berghs, die Sekretärin des Clubs und Mitglied des BUG Chase-Teams, "und extrem gut organisiert". 

Während der Lauf selbst und seine finanziellen Ergebnisse beeindruckend sind, sind die langen Stunden und die harte Arbeit hinter den Kulissen von Toomey und ihrem engagierten Team ebenso wichtig. Ihre gemeinsame Erfahrung macht diese Kiwanier zu einer idealen Ressource für andere Clubs, die hoffen, die Ergebnisse zu wiederholen, indem sie ihre eigenen Spendensammlung Läufe starten. Im Folgenden geben Toomey und Berghs einen Leitfaden für die Organisation eines Laufs und/oder einer Wanderung, von der anfänglichen Planung bis zur effektiven Nachbereitung. 

Planung vor dem Rennen 

• Beginnen Sie früh. Geben Sie sich mindestens sechs Monate Zeit für die Vorbereitung. 
• Ernennen Sie einen Direktor. Stellen Sie sicher, dass diese Person ein Team von Freiwilligen zur Unterstützung hat.  
• Delegierter Aufgaben. Erstellen Sie ein gemeinsames Google Doc oder einen ähnlichen Ordner und geben Sie den wichtigsten Freiwilligen Zugriff, damit sie Informationen speichern, Aktualisierungen eingeben und Details abgleichen können. Dadurch wird ein endloser Strom von E-Mails vermieden, die leicht verlegt werden können. 
• Wählen Sie ein kluges Datum. Recherchieren Sie andere Wanderungen und Läufe in Ihrer Umgebung, damit Ihre Zielteilnehmer nicht zwischen Ihrer Veranstaltung und anderen wählen müssen. 
• Werben Sie Sponsoren. Erstellen Sie ein attraktives Patenschaft Paket mit detaillierten Vorteilen und Fristen. Bitten Sie ein Clubmitglied, die Verantwortung für Patenschaften zu übernehmen. 

Engagement der Mitglieder 

• Bestimmen Sie, welche Mitglieder am Tag des Rennens ehrenamtlich tätig sein können. Weisen Sie Mitgliedern, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, Aufgaben vor oder nach dem Rennen zu. 
• Rufen Sie Ihre Mitglieder des Service Leadership Program auf, sich am Renntag freiwillig zu melden. Bei einer großen Veranstaltung werden Sie viele helfende Hände brauchen. 
• Stellen Sie sicher, dass die freiwilligen Helfer am Wettkampftag Aufgaben erhalten, die sie aufgrund ihrer Mobilität, ihrer Fähigkeiten und ihres Könnens bequem erledigen können. 

Unterstützungsdienste 

• Arbeiten Sie mit einem professionellen Zeitmessungsunternehmen zusammen. Verschiedene Zeitnahmeunternehmen bieten unterschiedliche Dienstleistungen an. Holen Sie zwei oder drei Angebote ein und vergleichen Sie die Details, um ein Unternehmen zu finden, das Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget am besten entspricht. 
• Schauen Sie sich eine Rennsoftware wie RunSignup an, um Anmeldung zu verwalten, Läufer einzuchecken und Ergebnisse zu veröffentlichen. 
• Wählen Sie einen Anbieter für Trikots und Auszeichnungen. Informieren Sie sich über die Fristen für die Bestellungen und planen Sie diese in Ihren Zeitplan ein. 

• Bitten Sie Ihre kommunalen Partner und die Schulen/Organisationen, die Ihre Service-F unterstützen, Ihnen bei der Werbung für den Lauf zu helfen. Lassen Sie sie wissen, wie sie von den Spendengeldern des Laufs profitieren werden. 
• Sprechen Sie die Trainer von Laufclubs und Leichtathletikmannschaften an örtlichen Schulen an. "Mehr als die Hälfte der Teilnehmer, die sich in diesem Jahr für das Rennen angemeldet haben, kamen von örtlichen Laufclubs", sagt Toomey. 

Notwendige Dinge am Renntag 

• Bitten Sie die örtliche Polizei oder die Sicherheitsbehörde Amtstr um Hilfe bei der Verkehrskontrolle. Dies kann kostenpflichtig sein, planen Sie also entsprechend ein. 
• Rekrutieren Sie Sicherheitshelfer vor Ort. Das Metro-McGregor BUG Chase Team füllt jedes Jahr ein Formular aus, um Freiwillige zu suchen, die bei der sicheren Überquerung des Parkplatzes zu den Anmeldung und den Startorten des Rennens helfen. 
• Bitten Sie örtliche Unternehmen (Lebensmittelgeschäfte, Restaurants, Supermärkte usw.) um Spenden für Lebensmittel und Wasser am Wettkampftag; weisen Sie sie als Sachsponsoren aus. 
• Seien Sie flexibel. Bei so vielen beweglichen Teilen - im wörtlichen und im übertragenen Sinne - werden viele Dinge außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. "Passen Sie sich den Gegebenheiten an", sagt Toomey, "und stützen Sie sich auf die Hilfe Ihrer Kiwanis-Mitglieder". 

Nachbereitung des Rennens 

• Bitten Sie um Feedback. Toomey schickt allen Läufern, Sponsoren und anderen Teilnehmern eine E-Mail anVeranstaltung Umfrage . Darin enthalten sind Links zu den Rennergebnissen, Veranstaltung Fotos und Sponsoren aus der Wirtschaft. "Ich leite diese E-Mail an alle Clubmitglieder weiter (einige waren auch Teilnehmer), damit sie die schöne Zusammenfassung sehen und auf die gleichen Informationen zugreifen können", sagt Berghs. 
• Sponsoren danken. Zwei Clubmitglieder verschicken persönliche Dankesschreiben an Sponsoren und Sachsponsoren. "In jedem Brief sind ein oder zwei Dankesbriefe von Kindern aus den Grundschulen enthalten, an denen wir den WorldAtlas verteilen", sagt Berghs. "Auf diese Weise kann der Sponsor eines unserer Clubprojekte aus erster Hand und mit den Augen eines Kindes sehen."