Quatre étapes pour une expérience productivede nouveaux projets et partenariats.
Par Julie Saetre
Inviter un intervenant à se rendre dans votre club Kiwanis à un simple point à l’ordre du jour d’une réunion. Cela permet à vos membres de découvrir projets de service des partenariats potentiels, et de faire connaître le Kiwanis aux responsables locaux. Mais pour que cette expérience soit fructueuse et positive tant pour l’intervenant que pour vos membres, il est important de bien s’y préparer. Ces quatre conseils peuvent vous y aider.
Définissez des directives claires. Donnez à l'orateur autant d'informations que possible afin qu'il puisse réaliser une présentation aussi efficace que possible :
- Vérifiez la date, le lieu et l'heure de la réunion.
- Assurez-vous que vous et l'orateur êtes d'accord sur le contenu de la présentation.
- Demandez un CV ainsi que l'orthographe et la prononciation du nom de l'orateur afin de vous aider, vous ou un autre membre du club, à le présenter correctement avant son intervention.
- Indiquez à l'orateur l'ordre du jour de la réunion, la durée prévue pour son intervention (ainsi qu'une séance de questions-réponses, le cas échéant) et l'heure approximative de la fin de la réunion.
- Indiquez le nombre estimé de participants.
- Précisez le matériel dont dispose l'intervenant (écran, pupitre, équipement audiovisuel, ordinateur, etc.).
- Veuillez expliquer le code vestimentaire du club, le cas échéant.
Faites en sorte que l'intervenant se sente le bienvenu. Veillez à ce que votre invité se sente à l'aise dès qu'il franchit la porte :
- Demandez à un officier à un membre d'accueillir l'orateur à son arrivée et de le présenter aux autres membres présents.
- Fournir un badge à l'invité ou à l'orateur et l'asseoir à la table d'honneur (le cas échéant).
- Veillez à ce que de l'eau soit à portée de main de l'orateur pendant la présentation.
- Désignez un officier un membre chargé de présenter officiellement l'intervenant et de fournir les informations générales pertinentes avant la présentation.
Invitez les médias locaux. Si l'intervenant donne son accord, un article de presse pourra faire connaître à la fois le Kiwanis et le projet ou l'organisation que représente votre intervenant.
- Kiwanis International propose des conseils et des outils pour vous aider.
- Ajouter un logo Kiwanis correctement personnalisé sur votre podium ou votre pupitre pour les séances photo.
Terminez sur une note positive. Une fois la présentation de l'intervenant terminée, ne passez pas immédiatement au point suivant de l'ordre du jour. Prenez un instant pour exprimer votre gratitude :
- À la fin du discours, remerciez l’orateur et offrez-lui un petit cadeau symbolique et peu coûteux. Découvrez les articles à l'effigie du Kiwanis pour trouver l'inspiration.
- Pensez à faire un don au nom de l'intervenant à une cause qui reflète l'engagement de votre club en faveur du service et de la communauté.
Votre interaction avec l'intervenant peut même se prolonger au-delà de la réunion elle-même. Un jour ou deux après la présentation, envoyez-lui un message de remerciement au nom du club. Et n'oubliez pas de l'inviter à nous rejoindre !