Vier stappen naar een productieve ervaringverkenning van nieuwe projecten en samenwerkingsverbanden.
Door Julie Saetre
Het uitnodigen van een spreker voor uw Kiwanis-club is meer dan alleen een agendapunt voor een vergadering. Het helpt uw leden om meer te weten te komen over mogelijke serviceprojecten samenwerkingsverbanden, en het stelt Kiwanis voor aan leiders uit de gemeenschap. Maar om ervoor te zorgen dat de ervaring zowel voor de spreker als voor uw leden productief en positief is, is het belangrijk om u goed voor te bereiden. Deze vier tips kunnen daarbij helpen.
Stel duidelijke richtlijnen op. Geef de spreker zoveel mogelijk informatie, zodat hij of zij een zo effectief mogelijke presentatie kan geven:
- Bevestig de datum, plaats en tijd van de vergadering.
- Zorg ervoor dat jij en de spreker het eens zijn over de inhoud van de presentatie.
- Vraag om een korte biografie en de spelling en uitspraak van de naam van de spreker, zodat jij of een ander clublid de spreker vóór de toespraak op de juiste manier kunt voorstellen.
- Breng de spreker op de hoogte van de agenda van de vergadering, de tijd die voor de toespraak is uitgetrokken (en eventueel een vraag-en-antwoordronde) en het geschatte tijdstip waarop de vergadering wordt gesloten.
- Geef aan hoeveel leden er naar verwachting aanwezig zullen zijn.
- Geef een gedetailleerd overzicht van de beschikbare apparatuur waarover de spreker kan beschikken (scherm, lessenaar/podium, audiovisuele apparatuur, computer, enz.).
- Leg de eventuele kledingvoorschriften van de club uit.
Zorg ervoor dat de spreker zich welkom voelt. Zorg ervoor dat uw gast zich vanaf het moment dat hij of zij binnenkomt op zijn of haar gemak voelt:
- Vraag een functionaris lid om de spreker bij aankomst te verwelkomen en hem of haar aan de andere aanwezige leden voor te stellen.
- Zorg voor een gasten- of sprekersbadge en neem plaats aan de hoofdtafel (indien van toepassing).
- Zorg ervoor dat er tijdens de presentatie water binnen handbereik van de spreker staat.
- Wijs een functionaris bestuurslid aan om de spreker officieel aan te kondigen en vóór de presentatie relevante achtergrondinformatie te verstrekken.
Nodig de lokale media uit. Als de spreker hiermee instemt, kan een nieuwsbericht zowel Kiwanis als het project of de organisatie die uw spreker vertegenwoordigt, onder de aandacht brengen.
- Kiwanis International biedt tips en hulpmiddelen om je te helpen.
- Voeg een Kiwanis-logo met de juiste huisstijl aan uw podium of lessenaar voor fotomomenten.
Sluit af met een positieve noot. Als de presentatie van de spreker voorbij is, ga dan niet meteen door naar het volgende agendapunt. Neem even de tijd om je dankbaarheid te tonen:
- Bedank de spreker aan het einde van de toespraak en geef hem of haar een klein, goedkoop bedankje. Bekijk Kiwanis-merchandise voor inspiratie.
- Overweeg om namens de spreker een donatie te doen aan een goed doel dat aansluit bij de focus van uw club op dienstbaarheid en de gemeenschap.
Je contact met de spreker kan zelfs verder reiken dan de bijeenkomst zelf. Stuur de spreker een dag of twee na de presentatie namens de club een bedankbriefje. En vergeet niet om hem of haar uit te nodigen om lid te worden!