Vier Schritte zu eine produktiveErkundung von neue Projekte und Partnerschaften.

Von Julie Saetre

Einen Referenten in Ihren Kiwanis-Club einzuladen, ist mehr als nur ein Tagesordnungspunkt für eine Sitzung. Es hilft Ihren Mitgliedern, mehr über mögliche Serviceprojekte Partnerschaften zu erfahren, und macht Kiwanis bei führenden Persönlichkeiten der Gemeinde bekannt. Um jedoch sicherzustellen, dass die Erfahrung sowohl für den Referenten als auch für Ihre Mitglieder produktiv und positiv ist, ist eine gründliche Vorbereitung wichtig. Diese vier Tipps können dabei helfen.  

Legen Sie klare Richtlinien fest. Geben Sie dem Redner so viele Informationen wie möglich, damit er eine möglichst wirkungsvolle Präsentation halten kann: 

• Bestätigen Sie Datum, Ort und Uhrzeit des Treffens. 
• Vergewissern Sie sich, dass Sie und der Redner sich über den Inhalt der Präsentation einig sind.
• Bitten Sie um einen Lebenslauf sowie um die Schreibweise und Aussprache des Namens des Redners, damit Sie oder ein anderes Clubmitglied den Redner vor dem Vortrag angemessen vorstellen können. 
• Teilen Sie dem Redner die Tagesordnung der Sitzung, die für den Vortrag vorgesehene Zeit (sowie gegebenenfalls eine Frage-und-Antwort-Runde) und die voraussichtliche Zeit des Sitzungsendes mit. 
• Geben Sie die voraussichtliche Teilnehmerzahl an. 
• Geben Sie bitte genau an, welche Ausrüstung dem Redner zur Verfügung steht (Leinwand, Rednerpult, audiovisuelle Ausrüstung, Computer usw.). 
• Erläutern Sie gegebenenfalls die Kleiderordnung des Clubs. 

Sorgen Sie dafür, dass sich der Redner willkommen fühlt. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Gast vom ersten Moment an wohlfühlt: 

• Bitten Sie einen Amtstr ein Mitglied, den Redner bei seiner Ankunft zu begrüßen und ihn den anderen anwesenden Mitgliedern vorzustellen.  
• Geben Sie den Gästen oder Rednern einen Ausweis und setzen Sie sie an den Haupttisch (falls zutreffend).
• Stellen Sie sicher, dass während der Präsentation Wasser in unmittelbarer Reichweite des Redners bereitsteht.  
• Beauftragen Sie einen Amtstr ein Mitglied, den Redner offiziell vorzustellen und vor dem Vortrag relevante Hintergrundinformationen zu vermitteln. 

Laden Sie die lokalen Medien ein. Wenn der Redner zustimmt, kann ein Medienbericht sowohl für Kiwanis als auch für das Projekt oder die Organisation werben, die Ihr Redner vertritt.  

• Kiwanis International bietet Tipps und Hilfsmittel zur Verfügung, die Ihnen helfen können.  
• Fügen Sie ein Kiwanis-Logo mit dem richtigen Branding auf Ihr Podium oder Ihr Rednerpult, damit es auf Fotos gut zur Geltung kommt. 

Schließen Sie mit einer positiven Note ab. Wenn der Vortrag des Redners beendet ist, gehen Sie nicht einfach gleich zum nächsten Tagesordnungspunkt über. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Dankbarkeit auszudrücken: 

• Bedanken Sie sich am Ende der Rede beim Redner und überreichen Sie ihm ein kleines, kostengünstiges Dankeschön. Schauen Sie sich Kiwanis-Markenartikel an.  
• Erwägen Sie doch, im Namen des Redners für einen guten Zweck zu spenden, der den Schwerpunkt Ihres Clubs auf Dienst am Nächsten und Engagement für die Gemeinschaft widerspiegelt.  

Ihre Interaktion mit dem Referenten kann sogar über die Veranstaltung selbst hinausgehen. Schicken Sie dem Referenten ein oder zwei Tage nach dem Vortrag im Namen des Vereins eine Dankesnachricht. Und vergessen Sie nicht, ihn einzuladen, dem Verein beizutreten!