Ob ein Gastvortrag gut verläuft, hängt stark von der Vorbereitung des Clubs ab.

Von Julie Saetre 

Die meisten Kiwanis-Clubs wissen, dass die Einladung von Referenten zu den Treffen das Interesse der Mitglieder weckt – und ihnen hilft, mehr über mögliche Serviceprojekte Partnerschaften zu erfahren. Für Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens kann dies zudem eine gute Möglichkeit sein, Kiwanis kennenzulernen. Damit diese Begegnung für beide Seiten produktiv und positiv verläuft, ist eine gute Vorbereitung jedoch wichtig. Diese Tipps können dabei helfen.  

Legen Sie klare Richtlinien fest. Geben Sie dem Redner so viele Informationen wie möglich, damit er eine möglichst wirkungsvolle Präsentation halten kann: 

• Bestätigen Sie Datum, Ort und Uhrzeit des Treffens. 
• Vergewissern Sie sich, dass Sie und der Redner sich über den Inhalt einig sind. 
• Bitten Sie um die Schreibweise und Aussprache des Namens des Redners sowie um einen Lebenslauf, damit Sie (oder das zuständige Vereinsmitglied) ihn angemessen vorstellen können. 
• Teilen Sie dem Redner die Tagesordnung der Sitzung, die für den Vortrag vorgesehene Zeit (sowie die Zeit für die Fragerunde, falls eine solche vorgesehen ist) und die voraussichtliche Endzeit der Sitzung mit. 
• Geben Sie bitte die voraussichtliche Teilnehmerzahl an. 
• Geben Sie bitte an, welche Ausrüstung dem Redner zur Verfügung steht (z. B. Leinwand, Rednerpult, audiovisuelle Geräte, Computer usw.). 
• Erläutern Sie gegebenenfalls die Kleiderordnung des Clubs. 

Sorgen Sie dafür, dass sich der Redner willkommen fühlt. Bitten Sie einen Amtstr ein Mitglied, den Redner bei seiner Ankunft zu begrüßen und ihn persönlich den anderen Mitgliedern vorzustellen. Stellen Sie ein Gäste- oder Rednerabzeichen bereit und weisen Sie ihm einen Platz am Haupttisch zu (falls zutreffend). Stellen Sie sicher, dass während des Vortrags Wasser in Reichweite des Redners bereitsteht. Beauftragen Sie einen Amtstr ein Mitglied, den Redner Berechtigungen dem Vortrag offiziell vorzustellen und seine Berechtigungen zu nennen. 

Werben Sie für Kiwanis. Wenn der Redner einverstanden ist, laden Sie die lokalen Medien zur Teilnahme an der Veranstaltung und der Präsentation ein. Kiwanis International bietet Tipps und Hilfsmittel zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen. Und vergessen Sie nicht, ein Kiwanis-Logo auf Ihr Podium oder Rednerpult anzubringen, damit bei Fotos das Logo gut sichtbar ist. 

Schließen Sie mit einer positiven Note ab. Wenn die Präsentation zu Ende ist, bedanke dich beim Redner und überreiche ihm ein kleines, kostengünstiges Dankeschön. Erwäge eine Spende im Namen des Redners für einen guten Zweck, der den Schwerpunkt deines Clubs auf Dienst und Gemeinschaft widerspiegelt.  

Nachfassen. Schicken Sie dem Redner ein oder zwei Tage nach dem Vortrag im Namen des Clubs eine Dankesnachricht. Und vergessen Sie nicht, ihn einzuladen, bei Kiwanis mitzumachen!