Conseils pour aider les orateurs à réussir
La réussite d'une intervention d'un invité dépend en grande partie de la préparation du club.
Par Julie Saetre
La plupart clubs Kiwanis que le fait d'inviter des intervenants lors des réunions suscite l'intérêt des membres, en leur permettant de découvrir projets de service des partenariats potentiels. Pour les responsables locaux, cela peut également constituer une bonne occasion de découvrir le Kiwanis. Mais pour que cette expérience soit productive et positive pour les deux parties, il est important de bien s'y préparer. Voici quelques conseils utiles.
Définissez des directives claires. Donnez à l'orateur autant d'informations que possible afin qu'il puisse réaliser une présentation aussi efficace que possible :
- Vérifiez la date, le lieu et l'heure de la réunion.
- Assurez-vous que vous et l'orateur êtes d'accord sur le contenu de son intervention.
- Demandez l'orthographe et la prononciation du nom de l'orateur, ainsi qu'un CV, afin de vous aider (ou d'aider le membre du club concerné) à faire une présentation en bonne et due forme.
- Indiquez à l'orateur l'ordre du jour de la réunion, le temps qui lui est imparti pour son intervention (ainsi que pour la séance de questions-réponses, le cas échéant) et l'heure approximative à laquelle la réunion prendra fin.
- Veuillez indiquer le nombre de participants prévu.
- Veuillez préciser le matériel dont le conférencier pourra disposer (par exemple : écran, pupitre, matériel audiovisuel, ordinateur, etc.).
- Veuillez expliquer le code vestimentaire du club, le cas échéant.
Faites en sorte que l'orateur se sente le bienvenu. Demandez à officier à un membre d'accueillir l'intervenant à son arrivée et de le présenter personnellement aux autres membres. Remettez-lui un badge d'invité ou d'intervenant et installez-le à la table d'honneur (le cas échéant). Veillez à ce qu'il y ait de l'eau à portée de main de l'intervenant pendant la présentation. Désignez un officier un membre pour présenter officiellement l'intervenant et lui remettre r la présentation.
Faites connaître le Kiwanis. Si l'intervenant est d'accord, invitez les médias locaux à assister à la réunion et à la présentation. Kiwanis International propose des conseils et des outils pour vous aider. Et n'oubliez pas d'ajouter un logo Kiwanis bien visible sur votre podium ou votre pupitre pour les séances photo.
Terminez sur une note positive. À la fin de la présentation, remerciez l'intervenant et offrez-lui un petit cadeau symbolique. Envisagez de faire un don en son nom à une cause qui reflète l'engagement de votre club en faveur du service et de la communauté.
Faites un suivi. Un jour ou deux après la présentation, envoyez au conférencier un mot de remerciement au nom du club. Et n’oubliez pas de l’inviter à rejoindre le Kiwanis !
