Consigli per aiutare i relatori ad avere successo
Il successo di una presentazione tenuta da un ospite dipende in gran parte dalla preparazione del club.
Di Julie Saetre
La maggior parte club Kiwanis che invitare relatori alle riunioni rende gli incontri più interessanti per i soci, aiutandoli a scoprire potenziali progetti di servizio collaborazioni. Per i leader della comunità, può anche rappresentare un’efficace occasione per conoscere il Kiwanis. Tuttavia, per garantire che l’esperienza sia produttiva e positiva per entrambe le parti, è importante prepararsi adeguatamente. Questi consigli possono essere d’aiuto.
Stabilisci delle linee guida chiare. Fornisci al relatore quante più informazioni possibili affinché possa realizzare una presentazione efficace:
- Conferma la data, il luogo e l'ora dell'incontro.
- Assicurati che tu e l'oratore siate d'accordo sul contenuto.
- Chiedi come si scrive e come si pronuncia il nome dell’oratore e richiedi un curriculum per aiutare te (o il membro del club incaricato) a presentarlo in modo adeguato.
- Comunica al relatore l'ordine del giorno della riunione, il tempo a disposizione per l'intervento (e per la sessione di domande e risposte, se prevista) e l'orario approssimativo di conclusione della riunione.
- Indicare il numero previsto di partecipanti.
- Indicare in dettaglio le attrezzature a disposizione del relatore (ad es. schermo, leggio, attrezzature audiovisive, computer, ecc.).
- Spiega il codice di abbigliamento del locale, se previsto.
Fai sentire il relatore il benvenuto. Chiedi a funzionario un membro di accogliere il relatore al suo arrivo e di presentarlo personalmente agli altri membri. Fornisci al relatore o all'ospite un badge e fallo accomodare al tavolo d'onore (se previsto). Assicurati che l'acqua sia a portata di mano del relatore durante la presentazione. Designa un funzionario un membro che presenti ufficialmente il relatore e ne illustri credenziali della presentazione.
Promuovi il Kiwanis. Se il relatore è d'accordo, invita i media locali a partecipare alla riunione e alla presentazione. Kiwanis International mette a disposizione consigli e strumenti per aiutarti. E non dimenticare di aggiungere un logo Kiwanis ben visibile sul tuo podio o leggio per le foto.
Concludete con una nota positiva. Al termine della presentazione, ringrazia il relatore e offrigli un piccolo segno di gratitudine. Valuta la possibilità di effettuare una donazione a nome del relatore a favore di una causa che rifletta l'impegno del tuo club nel servizio e nella comunità.
Seguito. Uno o due giorni dopo la presentazione, invia al relatore un biglietto di ringraziamento a nome del club. E non dimenticare di invitarlo a unirsi al Kiwanis!
