Of een gastlezing goed verloopt, hangt grotendeels af van de voorbereiding door de club.

Door Julie Saetre 

De meeste Kiwanis-clubs weten dat het uitnodigen van sprekers voor bijeenkomsten de bijeenkomsten interessanter maakt voor de leden — waardoor ze meer te weten komen over mogelijke serviceprojecten samenwerkingsverbanden. Voor lokale leiders kan het ook een effectieve kennismaking met Kiwanis zijn. Maar om ervoor te zorgen dat de ervaring voor beide partijen productief en positief is, is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Deze tips kunnen daarbij helpen.  

Stel duidelijke richtlijnen op. Geef de spreker zoveel mogelijk informatie, zodat hij of zij een zo effectief mogelijke presentatie kan geven: 

• Bevestig de datum, plaats en tijd van de vergadering. 
• Zorg ervoor dat u en de spreker het eens zijn over de inhoud. 
• Vraag naar de spelling en uitspraak van de naam van de spreker en om een cv, zodat u (of het betreffende clublid) hem of haar op de juiste manier kunt voorstellen. 
• Geef de spreker de agenda van de vergadering door, de tijd die voor de toespraak is uitgetrokken (en voor de vraag-en-antwoordronde, mocht die er zijn), en het geschatte tijdstip waarop de vergadering zal eindigen. 
• Geef het verwachte aantal deelnemers op. 
• Geef aan welke apparatuur de spreker ter beschikking heeft (bijv. scherm, lessenaar, audiovisuele apparatuur, computer, enz.). 
• Leg de eventuele kledingvoorschriften van de club uit. 

Zorg ervoor dat de spreker zich welkom voelt. Vraag een functionaris lid om de spreker bij aankomst te begroeten en hem of haar persoonlijk aan andere leden voor te stellen. Geef de gast of spreker een naambadge en laat hem of haar plaatsnemen aan de hoofdtafel (indien van toepassing). Zorg ervoor dat er tijdens de presentatie water binnen handbereik van de spreker staat. Wijs een functionaris lid aan om de spreker officieel voor te stellen en zijn of haar geloofsbrieven te overhandigen geloofsbrieven de presentatie. 

Maak reclame voor Kiwanis. Als de spreker akkoord gaat, nodig dan de lokale media uit om de bijeenkomst en de presentatie bij te wonen. Kiwanis International heeft tips en hulpmiddelen om u te helpen. En vergeet niet een Kiwanis-logo op uw podium of lessenaar te plaatsen voor fotomomenten. 

Sluit af met een positieve noot. Bedank de spreker aan het einde van de presentatie en geef hem of haar een klein, goedkoop bedankje. Overweeg om namens de spreker een donatie te doen aan een goed doel dat aansluit bij de focus van uw club op dienstbaarheid en de gemeenschap.  

Neem contact op. Stuur de spreker een dag of twee na de presentatie namens de club een bedankbriefje. En vergeet niet om hem of haar uit te nodigen om lid te worden van Kiwanis!