Ein Kiwanis-Club in Florida (USA) veranstaltet seit 16 Jahren einen 5-km-Lauf. Mit seinen Tipps können Sie Ihr Spendensammlung erreichen. 

Von Julie Saetre

Im Januar 2024 veranstaltete der Fort Myers Metro-McGregor Kiwanis Club seinen 16. jährlichen „BUG Chase 5K“-Lauf. Fast 300 begeisterte Teilnehmer liefen auf den Wegen eines örtlichen Naturzentrums und halfen dem Club dabei, über 12.000 US-Dollar einzunehmen. 

Die Einnahmen aus dem Lauf kommen dem Programm „Bringing Up Grades“ des Vereins an drei örtlichen Grundschulen sowie weiteren vom Verein geförderten Serviceprojekte zugute.  

An der Spitze dieser erfolgreichen Initiative stand Rachel Toomey, die Vorsitzende/-r des BUG Chase Vorsitzende/-r die Vorsitzende/-r des Vereins.  

„Rachel ist ergebnisorientiert“, sagt Kim Berghs, die Sekretärin des Vereins und Mitglied des BUG Chase-Teams, „und äußerst gut organisiert.“ 

Das Rennen selbst und seine finanziellen Ergebnisse sind zwar beeindruckend, doch die langen Arbeitsstunden und die harte Arbeit hinter den Kulissen, die Toomey und ihr engagiertes Team leisten, sind ebenso bedeutend. Dank ihrer gemeinsamen Erfahrung sind diese Kiwanier Ansprechpartner für andere Clubs, die ähnliche Erfolge erzielen möchten, indem sie eigene Spendensammlung organisieren. Im Folgenden geben Toomey und Berghs eine Einführung in die Organisation eines Lauf- oder Walking-Events, von der ersten Planung bis zur effektiven Nachbereitung. 

Planung vor dem Rennen 

• Fang frühzeitig an. Nimm dir mindestens sechs Monate Zeit für die Vorbereitung. 
• Bestimmen Sie einen Leiter. Stellen Sie sicher, dass diese Person von einem Team aus ehrenamtlichen Helfern unterstützt wird.  
• Delegierter . Erstellen Sie ein gemeinsames Google Doc oder einen ähnlichen Ordner und gewähren Sie wichtigen Freiwilligen Zugriff darauf, damit diese Informationen speichern, Aktualisierungen eintragen und Querverweise anlegen können. So vermeiden Sie einen endlosen Strom von E-Mails, die leicht untergehen können. 
• Wähle den Termin mit Bedacht aus. Informiere dich über andere Laufveranstaltungen in deiner Umgebung, damit deine Zielgruppe nicht zwischen deiner Veranstaltung anderen wählen muss. 
• Gewinnen Sie Sponsoren. Erstellen Sie ein ansprechendes Patenschaft mit detaillierten Vorteilen und Fristen. Bitten Sie ein Vereinsmitglied, Patenschaften zu übernehmen. 

Mitgliederbindung 

• Ermitteln Sie, welche Mitglieder am Renntag ehrenamtlich mithelfen können. Weisen Sie den Mitgliedern, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, Aufgaben vor oder nach dem Rennen zu. 
• Rufen Sie die Mitglieder Ihres Service-Leadership-Programms dazu auf, am Tag des Rennens ehrenamtlich mitzuhelfen. Bei einer großen Veranstaltung brauchen Sie viele helfende Hände. 
• Stellen Sie sicher, dass den Freiwilligen am Renntag Aufgaben zugewiesen werden, die sie entsprechend ihrer Mobilität, ihren Fähigkeiten und ihren Fertigkeiten problemlos bewältigen können. 

Unterstützungsdienste 

• Arbeiten Sie mit einem professionellen Zeitmessungsunternehmen zusammen. Die verschiedenen Zeitmessungsunternehmen bieten unterschiedliche Dienstleistungen an. Holen Sie zwei oder drei Angebote ein und vergleichen Sie die Details, um ein Unternehmen zu finden, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget am besten entspricht. 
• Informieren Sie sich über Lauf-Software wie RunSignup, um Anmeldung zu verwalten, Läufer zu registrieren und Ergebnisse zu veröffentlichen. 
• Wählen Sie einen Anbieter für Laufshirts und Pokale aus. Achten Sie darauf, die Bestellfristen zu erfragen und diese in Ihren Zeitplan einzubauen. 

• Bitten Sie Ihre Partner in der Gemeinde sowie die Schulen und Organisationen, die Ihr Service-F unterstützen, Ihnen Service-F der Werbung für das Rennen Service-F helfen. Erläutern Sie ihnen, wie sie von den durch das Rennen eingenommenen Geldern profitieren werden. 
• Nehmen Sie Kontakt zu den Trainern von Laufvereinen und Leichtathletikmannschaften an örtlichen Schulen auf. „Über die Hälfte unserer Teilnehmer in diesem Jahr stammte aus örtlichen Laufvereinen“, sagt Toomey. 

Das Wichtigste für den Renntag 

• Bitten Sie die örtlichen Polizeibehörden oder Amtstr Unterstützung bei der Verkehrsregelung. Da hierfür möglicherweise Gebühren anfallen, sollten Sie dies in Ihrem Budget berücksichtigen. 
• Suchen Sie nach Freiwilligen für die Sicherheit vor Ort. Das Metro-McGregor BUG Chase-Team füllt jedes Jahr ein Anmeldeformular aus, um Freiwillige zu gewinnen, die dabei helfen, die Fußgänger sicher vom Parkplatz zu den Anmeldung Startbereichen zu begleiten. 
• Bitten Sie lokale Unternehmen (Lebensmittelgeschäfte, Restaurants, Convenience-Stores usw.) um Spenden in Form von Essen und Wasser für den Renntag; weisen Sie sie unbedingt als Sachsponsoren aus. 
• Seien Sie flexibel. Bei so vielen beweglichen Teilen – im wörtlichen wie im übertragenen Sinne – werden viele Dinge außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. „Nehmen Sie es, wie es kommt“, sagt Toomey, „und bitten Sie Ihre Kiwanis-Mitglieder um Hilfe.“ 

Nachbereitung nach dem Rennen 

• Bitten Sie um Feedback. Toomey verschicktVeranstaltung eineUmfrage alle Läufer, Sponsoren und sonstigen Teilnehmer. Darin enthalten sind Links zu den Rennergebnissen, Veranstaltung und den Unternehmenssponsoren. „Ich leite diese E-Mail alle Vereinsmitglieder weiter (von denen einige auch Teilnehmer waren), damit sie den schönen Rückblick sehen und auf dieselben Informationen zugreifen können“, sagt Berghs. 
• Dank an die Sponsoren. Zwei Clubmitglieder versenden persönliche Dankesbriefe an Geld- und Sachspender. „Jedem Brief liegen ein oder zwei echte Dankesbriefe von Kindern aus einigen der Grundschulen bei, an denen wir WorldAtlas-Exemplare verteilen“, sagt Berghs. „Auf diese Weise kann der Sponsor eines unserer Clubprojekte aus der Perspektive eines Kindes hautnah miterleben.“