Un club Kiwanis Florida, negli Stati Uniti, organizza da 16 anni una corsa di 5 km. I loro consigli possono aiutarti a raggiungere raccolta fondi tuo raccolta fondi . 

Di Julie Saetre

Nel gennaio 2024, il club Kiwanis di Fort Myers Metro-McGregor club Kiwanis la sedicesima edizione della corsa annuale BUG Chase 5K. Quasi 300 partecipanti entusiasti hanno corso lungo i sentieri di un centro naturalistico locale, aiutando il club a raccogliere oltre 12.000 dollari. 

Il ricavato della gara sarà devoluto al programma "Bringing Up Grades" del club, attivo in tre scuole elementari locali, nonché ad altri progetti di servizio per i giovani promossi dal club.  

A guidare questa iniziativa di successo c'era Rachel Toomey, Chair della BUG Chase Chair Chair delle relazioni pubbliche del club.  

«Rachel è una persona orientata ai risultati», afferma Kim Berghs, segretario del club segretario membro della squadra BUG Chase, «ed è estremamente organizzata». 

Sebbene la gara in sé e i suoi risultati finanziari siano impressionanti, le lunghe ore di lavoro e l’impegno profuso dietro le quinte da Toomey e dal suo team dedicato sono altrettanto significativi. La loro esperienza combinata rende questi kiwaniani risorse kiwaniani per altri club che sperano di replicare tali risultati organizzando raccolta fondi proprie raccolta fondi . Di seguito, Toomey e Berghs hanno fornito una guida introduttiva all’organizzazione di una gara e/o di una marcia, dalla pianificazione iniziale al follow-up efficace. 

Pianificazione pre-gara 

• Inizia per tempo. Concediti almeno sei mesi per prepararti. 
• Nomina un responsabile. Assicurati che questa persona possa contare su un gruppo di volontari che la affianchino.  
• delegato . Crea un documento Google Doc condiviso o una cartella simile e concedi l'accesso ai volontari più importanti, in modo che possano archiviare le informazioni, inserire gli aggiornamenti e incrociare i dati. In questo modo si evita un flusso infinito di e-mail che si perdono facilmente. 
• Scegli la data con attenzione. Informati sulle altre passeggiate e gare nella tua zona, in modo che i partecipanti a cui ti rivolgi non debbano scegliere tra evento tuo evento altri. 
• Cerca degli sponsor. Prepara un sponsorizzazione accattivante che includa i vantaggi e le scadenze in dettaglio. Chiedi a un membro del club di occuparsi delle Patenschaften. 

Coinvolgimento dei membri 

• Individua quali soci possono dare una mano il giorno della gara. Assegna compiti da svolgere prima o dopo la gara ai soci che non possono partecipare evento. 
• Invita i membri del tuo programma di leadership nel servizio a dare una mano come volontari il giorno della gara. Trattandosi di un grande evento, avrai bisogno di molte persone che ti aiutino. 
• Assicurati che ai volontari presenti il giorno della gara vengano assegnati compiti che possano svolgere senza difficoltà, tenendo conto delle loro capacità motorie, competenze e abilità. 

Servizi di assistenza 

• Rivolgiti a un'azienda specializzata nel cronometraggio delle gare. Le diverse aziende offrono servizi diversi. Richiedi due o tre preventivi e confronta i dettagli per trovare quella che meglio si adatta alle tue esigenze e al tuo budget. 
• Prendi in considerazione l'utilizzo di un software per la gestione delle gare, come RunSignup, per gestire registrazione, effettuare il check-in dei partecipanti e pubblicare i risultati. 
• Scegli un fornitore per le magliette della gara e i premi. Assicurati di informarti sulle scadenze per gli ordini e di inserirle nel tuo calendario. 

• Chiedi ai tuoi partner locali e alle scuole/organizzazioni che sponsorizzano Programmi di Service e di Leadership tuoi Programmi di Service e di Leadership aiutarti a promuovere la gara. Spiega loro in che modo potranno beneficiare dei fondi raccolti grazie alla gara. 
• Contattate gli allenatori dei club podistici e delle squadre di atletica delle scuole locali. «Quest’anno, oltre la metà degli iscritti alla nostra gara proveniva dai club podistici locali», afferma Toomey. 

L'indispensabile per il giorno della gara 

• Chiedete alle forze dell'ordine locali o funzionari preposti alla sicurezza funzionari aiutarvi a gestire il traffico. Questo servizio potrebbe comportare un costo, quindi prevedete una spesa adeguata nel vostro budget. 
• Reclutare personale di assistenza alla sicurezza sul posto. Il team Metro-McGregor BUG Chase compila ogni anno un modulo di richiesta per cercare volontari che aiutino i pedoni ad attraversare in sicurezza dall'area di parcheggio ai punti registrazione di partenza della gara. 
• Chiedete alle aziende locali (negozi di alimentari, ristoranti, minimarket, ecc.) di donare cibo e acqua per il giorno della gara; assicuratevi di riconoscerle come sponsor in natura. 
• Siate flessibili. Con così tante variabili in gioco — in senso letterale e figurato — molte cose sfuggiranno al vostro controllo. «Adattatevi alle circostanze», dice Toomey, «e chiedete aiuto ai membri del vostro Kiwanis». 

Aggiornamenti post-gara 

• Chiedete un feedback. Toomey invia unsondaggio evento sondaggio tutti i corridori, agli sponsor e agli altri partecipanti. Sono inclusi i link ai risultati della gara, evento e agli sponsor aziendali. «Inoltro e-mail tutti i membri del club (alcuni dei quali hanno anche partecipato) in modo che possano vedere il bel resoconto e accedere alle stesse informazioni», afferma Berghs. 
• Ringraziare gli sponsor. Due membri del club inviano lettere personali di ringraziamento agli sponsor e a coloro che offrono contributi in natura. «In ogni lettera sono allegate una o due lettere di ringraziamento scritte dai bambini di alcune delle scuole elementari in cui distribuiamo il WorldAtlas», spiega Berghs. «In questo modo lo sponsor può vedere in prima persona uno dei progetti del nostro club attraverso gli occhi di un bambino».