Hoe organiseer je een succesvol benefietevenement?

Hoe organiseer je een succesvol benefietevenement?

16 apr 2024 | fondsenwerving, Algemeen belang | 0 reacties

Een Kiwanis-club in Florida, VS, organiseert al zestien jaar een 5 km-loop. Hun tips kunnen je helpen je fondsenwerving te halen. 

Door Julie Saetre

In januari 2024 organiseerde de Fort Myers Metro-McGregor Kiwanis Club haar 16e jaarlijkse BUG Chase 5K-loop. Bijna 300 enthousiaste deelnemers legden het parcours af in een plaatselijk natuurcentrum, waarmee ze de club hielpen meer dan 12.000 dollar in te zamelen. 

De opbrengst van de race komt ten goede aan het ‘Bringing Up Grades’-programma van de club op drie lokale basisscholen, evenals aan andere door de club gesponsorde serviceprojecten.  

Aan het roer van dit succesvolle initiatief stond Rachel Toomey, voorzitter van de BUG Chase voorzitter voorzitter van de club.  

"Rachel is resultaatgericht", zegt Kim Berghs, secretaris van de club en lid van het BUG Chase-team, "en buitengewoon georganiseerd." 

Hoewel de race zelf en de financiële resultaten indrukwekkend zijn, zijn de lange werkdagen en het harde werk achter de schermen van Toomey en haar toegewijde team net zo belangrijk. Dankzij hun gezamenlijke ervaring zijn deze Kiwanianen de ideale aanspreekpartners voor andere clubs die deze resultaten willen evenaren door hun eigen fondsenwerving te organiseren. Hieronder geven Toomey en Berghs een inleiding over het organiseren van een hardloop- en/of wandelwedstrijd, van de eerste planning tot een effectieve nazorg. 

Voorbereiding op de race 

  • Begin op tijd. Geef jezelf minimaal zes maanden de tijd om je voor te bereiden. 
  • Stel een coördinator aan. Zorg ervoor dat die persoon kan rekenen op een team van vrijwilligers.  
  • afgevaardigde . Maak een gedeeld Google Doc-document of een soortgelijke map aan en geef belangrijke vrijwilligers toegang, zodat ze informatie kunnen opslaan, updates kunnen invoeren en gegevens kunnen koppelen. Zo voorkom je een eindeloze stroom e-mails die gemakkelijk zoekraken. 
  • Kies de datum zorgvuldig. Bekijk welke andere wandel- en hardloopwedstrijden er in jouw omgeving worden georganiseerd, zodat je doelgroep niet hoeft te kiezen tussen jouw evenement en andere. 
  • Zoek sponsors. Stel een aantrekkelijk sponsorschap samen met een gedetailleerd overzicht van de voordelen en deadlines. Vraag een clublid om de leiding te nemen over Patenschaften. 

Betrokkenheid van leden 

  • Ga na welke leden zich op de wedstrijddag als vrijwilliger kunnen inzetten. Wijs taken voor of na de wedstrijd toe aan leden die niet bij het evenement aanwezig kunnen zijn. 
  • Vraag de leden van je Service Leadership Program om op de dag van de race als vrijwilliger mee te helpen. Bij zo’n groot evenement heb je veel helpende handen nodig. 
  • Zorg ervoor dat vrijwilligers op de wedstrijddag taken krijgen toegewezen die ze, gezien hun mobiliteit, vaardigheden en mogelijkheden, zonder problemen kunnen uitvoeren. 

Ondersteunende diensten 

  • Werk samen met een professioneel tijdregistratiebedrijf. Verschillende tijdregistratiebedrijven bieden verschillende diensten aan. Vraag twee of drie offertes aan en vergelijk de details om een bedrijf te vinden dat het beste bij uw behoeften en budget past. 
  • Kijk eens naar wedstrijdsoftware zoals RunSignup om inschrijving te regelen, deelnemers in te checken en de uitslagen te publiceren. 
  • Kies een leverancier voor de wedstrijdshirts en prijzen. Zorg ervoor dat je de deadlines voor bestellingen te weten komt en neem deze op in je planning. 
  • Vraag uw lokale partners en de scholen/organisaties die uw Service Leadership-programma’s ondersteunen om u te helpen de race te promoten. Laat hen weten hoe zij zullen profiteren van de opbrengst van de race. 
  • Neem contact op met de coaches van hardloopclubs en atletiekteams op lokale scholen. „Meer dan de helft van onze deelnemers aan de race kwam dit jaar uit lokale hardloopclubs”, zegt Toomey. 

Benodigdheden voor de racedag 

  • Vraag de lokale politie of functionarissen te helpen bij de verkeersregeling. Hieraan kunnen kosten verbonden zijn, dus houd hier rekening mee in uw begroting. 
  • Zoek vrijwilligers voor veiligheidsbegeleiding ter plaatse. Het Metro-McGregor BUG Chase-team vult elk jaar een aanvraagformulier in om vrijwilligers te werven die helpen bij het veilig begeleiden van voetgangers van de parkeerplaats naar de inschrijving startlocaties. 
  • Vraag lokale bedrijven (supermarkten, restaurants, buurtwinkels, enz.) om donaties in de vorm van eten en drinken voor de wedstrijddag; vergeet niet hen te vermelden als sponsors die een bijdrage in natura leveren. 
  • Wees flexibel. Met zoveel factoren die een rol spelen – letterlijk en figuurlijk – zul je veel zaken niet in de hand hebben. „Pas je aan de omstandigheden aan“, zegt Toomey, „en vraag je Kiwanis-leden om hulp.“ 

Follow-up na de race 

  • Vraag om feedback. Toomey stuurt na afloop van het evenement een opiniepeiling alle hardlopers, sponsors en andere deelnemers. Daarin staan links naar de wedstrijdresultaten, foto’s van het evenement en de zakelijke sponsors. „Ik stuur die e-mail door naar alle clubleden (sommigen waren ook deelnemers), zodat ze het mooie verslag kunnen bekijken en toegang hebben tot dezelfde informatie“, zegt Berghs. 
  • Bedank de sponsors. Twee clubleden sturen persoonlijke bedankbrieven naar de sponsors en donateurs die goederen ter beschikking stellen. „Bij elke brief zitten een of twee echte bedankbriefjes van kinderen van enkele basisscholen waar we WorldAtlas-exemplaren uitdelen“, zegt Berghs. „Zo kan de sponsor een van onze clubprojecten met eigen ogen zien, door de ogen van een kind.“ 
De Kiwanis ACE-tools zijn vernieuwd en verbeterd 

De Kiwanis ACE-tools zijn vernieuwd en verbeterd 

12 apr 2024 | Clubgebouw, Algemeen belang | 0 reacties

Onze tools zijn vernieuwd om uw clubervaring te verbeteren, van het enquêteren van leden tot het analyseren fondsenwerving nog veel meer. 

Door Tony Knoderer

De ervaring binnen de Kiwanis-club is van essentieel belang voor het werven en behouden van leden — en om aan te sluiten bij de veranderende behoeften van uw gemeenschap. Veel Kiwanis-clubs hebben die ervaring verbeterd met behulp van de Achieving Club Excellence (ACE)-tools.  

De ACE Tools zijn nu vernieuwd en verbeterd! Zelfs als je club ze al eerder heeft gebruikt, zul je nieuwe mogelijkheden ontdekken om fondsenwerving, dienstverlening en kameraadschap te verbeteren. 

De ACE Tools-webpagina is zo ontworpen dat u gemakkelijk de tools kunt vinden die u nodig hebt, aan de hand van een lijst met veelvoorkomende aandachtspunten voor clubs op het gebied van groei, ledentevredenheid en meer.  

Of misschien geeft u er de voorkeur aan om ze allemaal stap voor stap met uw club door te nemen – van de eerste opiniepeiling de viering van het succes. In dat geval zijn ze ingedeeld in de volgende categorieën: 

U BEVINDT ZICH HIER
opiniepeiling onder de community
Leden opiniepeiling

DROOM VAN JE TOEKOMST
Visie van de club

ANALYSEER DE KLOOF
Evalueer uw impact
Ontwikkel partnerschappen

PLAN JE CURSUS
Plan voor uitmuntendheid van de club

DADEN, GEEN WOORDEN
Clubscorekaart
Potentiële leden ontvangen
Succes vieren 

Hoe u ACE Tools ook gebruikt, we bieden u deze update graag aan. Of u nu een clubbeoordeling plant of gewoon op zoek bent naar ideeën om de clubervaring te verbeteren: u vindt hier altijd wat u zoekt!

Met microbeurzen worden bedden, boekenleggers en bloemen gefinancierd

Met microbeurzen worden bedden, boekenleggers en bloemen gefinancierd

10 apr 2024 | Algemeen belang, Kiwanis Kinderfonds, Geletterdheid | 0 reacties

Van januari tot en met maart hielp het Kiwanis Children’s Fund kleinere clubs bij het financieren van grootse ideeën.

Door Erin Chandler

In de eerste drie maanden van 2024 heeft het Kiwanis Children’s Fund opnieuw microbeurzen toegekend aan clubs die met een klein aantal leden een groot verschil maken – door boeken uit te delen, spullen in te zamelen voor kinderen in pleeggezinnen, inclusief buitenspelen te stimuleren en nog veel meer. Hieronder leest u over drie projecten die een innovatieve benadering hanteren op het gebied van dienstverlening binnen elk van de Kiwanis-doelgebieden: gezondheid en voeding, onderwijs en geletterdheid, en de ontwikkeling van leiderschap bij jongeren. 

Gezondheid en voeding 

Slaap in hemelse vrede
Leden van de nieuwe Kiwanis Club van Wentzville, Missouri, VS, weten dat een goede nachtrust essentieel is voor de gezondheid en ontwikkeling van een opgroeiend kind. Daarom werken deze club en de Kiwanis-clubs van Lake St. Louis en Troy samen met Sleep in Heavenly Peace, een organisatie die eenpersoonsstapelbedden bouwt voor kinderen die geen bed hebben om in te slapen. De club heeft al deelgenomen aan vrijwilligersactiviteiten om te helpen bij het bouwen van bedden. Een microbeurs van het Children’s Fund zal de leden helpen bij de aanschaf van matrassen en beddengoed voor de nieuw gebouwde bedden voor 10 lokale kinderen. 

Onderwijs en geletterdheid 

Kiwanis Kids Day
Toen de eerste Kiwanis Kids Day van de Kiwanis Club van Willmar – georganiseerd ter ere van het 100-jarig jubileum van de club in Minnesota, VS, in 2023 – meer dan 800 bezoekers trok en vijf nieuwe actieve leden opleverde, besloot de club er een jaarlijks evenement van te maken. Naast eten, entertainment en knutselactiviteiten zal de Kiwanis Kids Day dit jaar een serviceproject omvatten serviceproject samenwerking met United Way of West Central Minnesota. Een subsidie van het Children’s Fund zal de benodigdheden bekostigen die kinderen nodig hebben om bladwijzers te maken met geperste, gedroogde bloemen. Deze bladwijzers zullen in honderden zakjes met ‘gereedschap’ worden gestopt die United Way uitdeelt tijdens Early Childhood Screenings op kleuterscholen, met als doel jonge leerlingen te betrekken. Elk kind dat een bladwijzer maakt, krijgt een gratis boek mee naar huis – zo bevordert het project de geletterdheid van zowel de kinderen die de bladwijzers ontvangen als de kinderen die ze maken. 

Ontwikkeling van leiderschap bij jongeren 

P.E.A.C.E.-tuin (Positive Environment for Allowing Change and Engagement)
De Kiwanis Club van May Pen, Clarendon, Jamaica, zal geld van een microbeurs van het Kiwanis Children’s Fund gebruiken om de eerste van wat de leden hopen dat een reeks “P.E.A.C.E.-tuinen” zal worden, aan te leggen bij lokale basisscholen. Het project heeft tot doel het toenemende geweld op scholen aan te pakken door een omheinde tuinruimte te creëren — compleet met zitjes, planten en bloemen — die zal dienen als een rustige omgeving voor plezier en bezinning. P.E.A.C.E.-tuinen zijn ontworpen voor bemiddeling, peer counseling, mentorschap en programma's die positieve waarden bevorderen. De eerste tuin bij de Toll Gate Primary and Infant School zal worden aangelegd en onderhouden door de club en de K-Kids en Builders Club van de school. De Kiwanis-leden van May Pen hopen dat de leerlingen de lessen van de tuin over het omgaan met hun emoties en het oplossen van conflicten zullen verinnerlijken.   

Hoe u kunt helpen 

Ga voor meer informatie over de microbeurzen van het Kiwanis Children’s Fund naar kiwanis.org/microgrant-program. 

Als u uw impact wilt vergroten om kinderen over de hele wereld te bereiken via de Kiwanis-doelstellingen op het gebied van gezondheid en voeding, onderwijs en geletterdheid, en de ontwikkeling van leiderschap bij jongeren,kuntueen donatie doen aanhet Children’s Fund of ontdekken hoe uw clubeen subsidie kan aanvragen omkinderen in uw gemeenschap vandaag nog te helpen.