Para un club en Ohio, EE.UUUUe año de reclutamiento ha aportado 20 nuevos miembros.
Por Tony Knoderer
El 20 de febrero, el Club Kiwanis de Berea, Ohio, EE.UU, celebró una ceremonia de iniciación para 16 nuevos socios. Sumados a los cuatro socios que el club había recibido anteriormente en el año Kiwanis, suman 20 socios nuevos desde octubre.
Para el club de Berea, la iniciación fue la última recompensa a un renovado esfuerzo de captación. Pero no se trataba sólo de añadir nombres a la lista presencial, dice Jeff Haas, presidente del club.
"La cuestión no era tanto la membresía", explica Haas. "Se trataba de tener activos activos".
En un club que contaba con 85 personas al comienzo del año Kiwanis, añade, se podía contar con que unas 25 asistieran a las reuniones. Y un núcleo de unas 10 personas hacía gran parte del trabajo en reuniones y proyectos.
No es que los demás miembros se negaran a participar en absoluto. Pero los compromisos más importantes, como las funciones de liderazgo, solían recaer en las mismas personas año tras año.
"Con el tiempo, esas 10 personas no estarán allí", dice Haas. "Necesitamos gente que sangre azul Kiwanis".
Eso es lo que hizo que la ceremonia de iniciación fuera gratificante para los dirigentes del club.
"Cuando la gente fue admitida aquella noche, nos tomamos un tiempo para preguntarles por qué habían venido", dice Haas. "Dijeron que querían participar. Eso es importante. No esperamos que la gente se convierta en directivo en seis meses, pero queremos gente activa".
Un nuevo comité
La ceremonia de iniciación fue la culminación del renovado compromiso del club por conseguir socios comprometidos. Comenzó en octubre, al inicio del año Kiwanis, cuando Haas asumió la presidencia del club, y cuando Jeff Wayner, socio del club, pasó a presidentes el comité de captación del club.
De hecho, ese fue el comienzo del propio comité reclutamiento. Incluso en un club del tamaño del de Berea, un comité de este tipo dio lugar a nuevas formas de pensar sobre el crecimiento y la retención.
"Lo primero que hice", dice Wayner, "fue pedir voluntarios para unirse al comité. Conseguí a otras cinco personas. Y en nuestra primera reunión decidimos que lo que necesitábamos era un vídeo de lo que hacemos, una página web mejor y más actualizada, y una jornada de puertas abiertas."
El vídeo, por su diseño, es sencillo y directo sobre lo que hace el club. Incluso el título ofrece información sencilla: "Nuestra historia en 5 minuta". Y el enlace al vídeo ocupa un lugar destacado en la página de inicio del club.
El otro punto de acción de aquella primera reunión comité -la jornada de puertas abiertas- se convirtió en un asunto de atención sostenida.
"En lugar de esperar que se abra la puerta y alguien entre y quiera hacerse socio, queríamos un evento en el que la gente pueda conocer sobre Kiwanis", dice Wayner.
Eso requería preparación, dentro y fuera de las reuniones del club.
Eslabones de la cadena
Como muchos Clubes Kiwanis de éxito, el de Berea se basó en factores existentes en la comunidad: una relación con los dirigentes locales y el conocimiento de lo que interesa a la gente. Por ejemplo, los socios invitaron al alcalde de Berea, Cyril Kleem, a hablar en una reunión del club, y luego hicieron un esfuerzo especial por invitar al mayor número posible de miembros de la comunidad.
"Cyril nos apoya", dice Haas. "Eso es clave. Es un verdadero defensor. Y es un gran orador".
No fue en vano que uno de los temas abordados por el alcalde fuera muy popular en la ciudad: los Cleveland Browns. Las instalaciones de entrenamiento de pretemporada del equipo de la Liga Nacional de Fútbol Americano se encuentran en Berea, por lo que es un tema natural de interés cívico - y otra razón para que la gente local acuda.
Por supuesto, los asistentes a esa reunión fueron invitados a la jornada de puertas abiertas del club.
"Esa reunión dio lugar a la jornada de puertas abiertas, que desembocó en la ceremonia de iniciación en febrero", explica Haas.
Pero esos no eran los únicos eslabones de la cadena. Los miembros publicaron avisos en las publicaciones locales, incluidos los boletines de las iglesias, y visitaron las instituciones locales.
"Una mañana, el departamento de policía tenía un cambio de turno a las 6:45, y Jeff y yo estábamos allí", dice Haas con una sonrisa. "Tenemos buenas relaciones. El jefe de policía nos aceptó, y el jefe de bomberos también".
Wayner también recurrió a una virtud probada: el contacto personal.
"Llamaba a la gente a través de mi libreta de direcciones", dice. "El teléfono -ese aparatito que todos llevamos hoy encima- es mi herramienta número 1 para reclutar gente".
Al corazón
El trabajo y la planificación dieron sus frutos: Cuarenta clientes potenciales acudieron a la jornada de puertas abiertas del 14 de enero.
"Llenamos el local", dice Wayner. "Estábamos asombrados".
El evento contó con mesas para que los socios del club y los socios de los clubes locales del Programa de Servicio y Liderazgo Kiwanis hablaran con los posibles socios, se presentaran y respondieran preguntas. También se dedicó algo de tiempo a presentaciones, como un discurso de apertura de Haas, la proyección del vídeo de "cinco minutos" y el debate de un socio sobre Los Objetivos Kiwanis. El club también incluyó en el evento a un dirigente de Kiwanis: Alan Penn, Director Ejecutivo de la Fundación Kiwanis distrito Ohio y Presidente de Kiwanis International 2011-12.
"Alan animó a la gente", dice Wayner. "Es un buen orador y llegó al corazón. Les dio a los posibles socios una idea de lo que es Kiwanis".
Por supuesto, cualquier evento que atraiga clientes potenciales sólo tiene éxito si al final se traduce en nuevos afiliados. Como Wayner se dijo a sí mismo en ese momento: "Vale, Jeff, tenemos a toda esta gente. ¿Cómo las convertimos en miembros?".
Persistencia, no perfección
La respuesta, dice ahora, fue el seguimiento. Tres compañeros se unieron a él en una sesión para hacer llamadas a los asistentes a la jornada de puertas abiertas.
"Vinieron a mi casa, les di la lista y nos sentamos a hacerlo", dice.
Esa persistencia, desde la formación del comité hasta la jornada de puertas abiertas y las llamadas de seguimiento, se tradujo en los 16 nuevos socios que asistieron a la ceremonia de iniciación , con lo que el club superó la barrera de los 100 socios. Pero la clave, por supuesto, es tener motivados motivados.
"No hay un número mágico de reuniones a las que acuda cada persona que haga que se quede", dice Haas. "Queremos que vengan y vean de qué se trata, que vengan con regularidad y se impliquen".
Por eso el club hace más hincapié en la persistencia que en la asistencia perfecta para los nuevos socios.
"Entendemos que tienes trabajo, entendemos que tienes familia", dice Wayner sobre el mensaje del club. "Pero si ayudas cuando puedes, marcarás la diferencia".
Recursos para su club
¿Su club está pensando en organizar una jornada de puertas abiertas pero no sabe por dónde empezar? Kiwanis International tiene un cronograma y lista de control para guiarlo a través del proceso, desde la planificación hasta la organización. Es sólo uno de los recursos de reclutamiento que ofrecemos en línea.
También podemos ayudarle con un nuevo sitio web, gracias a nuestro servicio gratuito y fácil de usar.
Y no hay que olvidar el arma no tan secreta de Jeff Wayner: "Si pudiera poner una cosa en lo alto de mi lista de lo que funciona, es el teléfono móvil. Es mi mejor medio de comunicación".
