Ob eine Gastpräsentation gut verläuft, hängt stark von der Vorbereitung des Clubs ab.

Von Julie Saetre

Die meisten Kiwanis-Clubs wissen, dass die Einladung von Referenten zu den Treffen das Interesse der Mitglieder steigert und ihnen hilft, sich über mögliche Serviceprojekte oder Partnerschaften zu informieren. Für führende Persönlichkeiten der Gemeinde kann dies auch eine effektive Einführung in Kiwanis sein. Aber um sicherzustellen, dass die Erfahrung für beide Seiten produktiv und positiv ist, ist es wichtig, sich vorzubereiten. Diese Tipps können dabei helfen.

Legen Sie klare Leitlinien fest. Geben Sie dem Redner so viele Informationen wie möglich, damit er seine Präsentation so effektiv wie möglich gestalten kann:

• Bestätigen Sie Datum, Ort und Uhrzeit der Sitzung.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie und der Redner mit dem Inhalt einverstanden sind.
• Bitten Sie um die Schreibweise und Aussprache des Namens des Redners sowie um einen Lebenslauf, damit Sie (oder das zuständige Clubmitglied) ihn richtig vorstellen können.
• Teilen Sie dem Redner die Tagesordnung der Sitzung, die für den Vortrag (und die Fragerunde, falls Sie eine anbieten) vorgesehene Zeit und das ungefähre Ende der Sitzung mit.
• Geben Sie die Anzahl der Mitglieder an, die voraussichtlich teilnehmen werden.
• Geben Sie an, welche Geräte dem Redner zur Verfügung stehen (z. B. Leinwand, Rednerpult, audiovisuelle Geräte, Computer usw.).
• Erklären Sie die Kleiderordnung des Clubs, falls vorhanden.

Geben Sie dem Redner das Gefühl, willkommen zu sein. Bitten Sie einen Amtstr oder ein Mitglied, den Redner bei seiner Ankunft zu begrüßen und ihn persönlich den anderen Mitgliedern vorzustellen. Geben Sie dem Gast oder Redner einen Ausweis und setzen Sie ihn an den Haupttisch (falls zutreffend). Stellen Sie während des Vortrags Wasser in Reichweite des Redners bereit. Bestimmen Sie ein Amtstr oder ein Mitglied, das den Redner offiziell vorstellt und dessen Berechtigungen vor dem Vortrag zur Verfügung stellt.

Werben Sie für Kiwanis. Wenn der Redner zustimmt, laden Sie die lokalen Medien ein, an dem Treffen und der Präsentation teilzunehmen. Kiwanis International hat Tipps und Werkzeuge um zu helfen. Und vergessen Sie nicht, ein Kiwanis-Logo mit entsprechendem Branding auf Ihrem Podium oder Rednerpult anzubringen, damit Sie sich fotografieren lassen können.

Beenden Sie den Vortrag mit einer positiven Note. Bedanken Sie sich am Ende des Vortrags bei dem Redner und bieten Sie ihm ein kostengünstiges Zeichen der Anerkennung an. Ziehen Sie eine Spende im Namen des Redners für einen Zweck in Erwägung, der den Schwerpunkt Ihres Clubs auf Dienst und Gemeinwesen widerspiegelt.

Nachbereitung. Schicken Sie dem Redner ein oder zwei Tage nach dem Vortrag eine Dankeskarte im Namen des Clubs. Und vergessen Sie nicht, sie einzuladen, Kiwanis beizutreten!