Conseils pour aider les orateurs à réussir
Le succès d'une présentation d'invité dépend en grande partie de la préparation du club.
Par Julie Saetre
La plupart des clubs Kiwanis savent que le fait d'inviter des conférenciers aux réunions ajoute de l'intérêt pour les membres - en les aidant à découvrir des projets de service ou des partenariats potentiels. Pour les dirigeants de la communauté, cela peut également être une introduction efficace au Kiwanis. Mais pour que l'expérience soit productive et positive pour les deux parties, il est important de se préparer. Ces conseils peuvent vous aider.
Établir des lignes directrices claires. Donnez à l'orateur autant d'informations que possible pour qu'il puisse faire la présentation la plus efficace possible :
- Confirmer la date, le lieu et l'heure de la réunion.
- Assurez-vous que vous et l'orateur êtes d'accord sur le contenu.
- Demandez l'orthographe et la prononciation du nom de l'orateur ainsi qu'un curriculum vitae pour vous aider (ou le membre du club concerné) à faire une présentation adéquate.
- Indiquez à l'orateur l'ordre du jour de la réunion, le temps alloué à son discours (et à la séance de questions-réponses si vous en proposez une) et l'heure approximative à laquelle la réunion se terminera.
- Indiquez le nombre de membres attendus.
- Détaillez tout équipement disponible que l'orateur peut utiliser (par exemple, écran, pupitre, équipement audiovisuel, ordinateur, etc.)
- Expliquer le code vestimentaire du club, le cas échéant.
Faites en sorte que l'orateur se sente le bienvenu. Demandez à un membre ou à officier d'accueillir l'orateur à son arrivée et de le présenter personnellement aux autres membres. Fournissez un badge à l'invité ou à l'orateur et placez-le à la table d'honneur (le cas échéant). Prévoyez de l'eau à portée de main de l'orateur pendant sa présentation. Désigner un membre ou officier pour présenter officiellement l'orateur et lui fournir r avant la présentation.
Promouvoir le Kiwanis. Si l'orateur est d'accord, invitez les médias locaux à assister à la réunion et à la présentation. Le Kiwanis International propose des conseils et des outils pour vous aider. Et n'oubliez pas d'ajouter un logo Kiwanis correctement marqué sur votre podium ou votre pupitre pour les photos.
Terminez sur une note positive. À la fin de la présentation, remerciez l'orateur et offrez-lui une marque d'appréciation peu coûteuse. Envisagez de faire un don au nom de l'orateur à une cause qui reflète l'importance accordée par votre club au service et à la communauté.
Suivi. Un jour ou deux après la présentation, envoyez à l'orateur une note d'appréciation au nom du club. Et n'oubliez pas de l'inviter à rejoindre le Kiwanis !
