Of een gastpresentatie goed verloopt, hangt voor een groot deel af van de voorbereiding van de club.

Door Julie Saetre

De meeste Kiwanisclubs weten dat het uitnodigen van sprekers op bijeenkomsten interessant is voor leden - het helpt hen meer te weten te komen over potentiële serviceprojecten of partnerschappen. Voor leiders uit de gemeenschap kan het ook een effectieve kennismaking met Kiwanis zijn. Maar om ervoor te zorgen dat de ervaring voor beide partijen productief en positief is, is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Deze tips kunnen daarbij helpen.

Stel duidelijke richtlijnen op. Geef de spreker zoveel mogelijk informatie, zodat hij of zij de meest effectieve presentatie kan geven:

• Bevestig de datum, plaats en tijd van de vergadering.
• Zorg ervoor dat jij en de spreker het eens zijn over de inhoud.
• Vraag naar de spelling en uitspraak van de naam van de spreker en een cv, zodat jij (of het juiste clublid) een goede introductie kunt maken.
• Laat de spreker weten wat de agenda van de vergadering is, hoeveel tijd er is ingeruimd voor de toespraak (en de vraag- en antwoordsessie als je die aanbiedt) en hoe laat de vergadering ongeveer zal eindigen.
• Geef het aantal leden dat naar verwachting aanwezig zal zijn.
• Beschrijf alle beschikbare apparatuur die de spreker kan gebruiken (bijv. scherm, lessenaar, audiovisuele apparatuur, computer, etc.).
• Leg de eventuele dresscode van de club uit.

Zorg dat de spreker zich welkom voelt. Vraag een functionaris of lid om de spreker bij aankomst te begroeten en persoonlijk voor te stellen aan andere leden. Zorg voor een gasten- of sprekersbadge en neem plaats aan de hoofdtafel (indien van toepassing). Zorg dat er water beschikbaar is binnen handbereik van de spreker tijdens de presentatie. Een functionaris of lid aanwijzen om de spreker officieel voor te stellen en zijn/haar geloofsbrieven te verstrekken voor de presentatie.

Promoot Kiwanis. Als de spreker ermee instemt, nodig dan lokale media uit om de bijeenkomst en presentatie bij te wonen. Kiwanis International heeft tips en hulpmiddelen om te helpen. En vergeet niet om een goed gemerkt Kiwanis-logo op je podium of lessenaar voor fotomomenten.

Eindig met een positieve noot. Bedank de spreker na afloop van de presentatie en bied hem of haar een goedkoop blijk van waardering aan. Overweeg een donatie namens de spreker aan een goed doel dat de focus van je club op service en gemeenschap weerspiegelt.

Follow-up. Stuur de spreker een dag of twee na de presentatie een bedankbriefje namens de club. En vergeet hem of haar niet uit te nodigen om lid te worden van Kiwanis!