Cómo planificar una carrera próspera recaudador de fondos
Un Club Kiwanis de Florida, EE.UU, lleva 16 años celebrando una carrera de 5K. Sus consejos pueden ayudarte a cumplir tu marca recaudar fondos .
Por Julie Saetre
En enero de 2024, el Fort Myers Metro-McGregor Club Kiwanis celebró su 16ª carrera anual BUG Chase 5K. Casi 300 entusiastas participantes corrieron por los senderos de un centro natural local, ayudando al club a recaudar más de 12.000 dólares.
Los beneficios de la carrera se destinarán al programa del club Bringing Up Grades en tres escuelas primarias locales, así como a otros programas juveniles patrocinados por el club proyectos de servicio.
Al timón de este exitoso esfuerzo estuvo Rachel Toomey, la BUG Chase presidentes y relaciones públicas del club presidentes.
"Rachel se guía por los resultados", dice Kim Berghs, secretario del club y miembro del equipo BUG Chase, "y es extremadamente organizada".
Aunque la carrera en sí y sus resultados económicos son impresionantes, las largas horas y el duro trabajo entre bastidores de Toomey y su entregado equipo son igual de significativos. Su experiencia combinada hace que Kiwanienses sea un recurso ideal para otros clubes que deseen repetir los resultados y poner en marcha sus propias carreras en recaudar fondos . A continuación, Toomey y Berghs ofrecieron una introducción a la organización de una carrera y/o marcha, desde la planificación inicial hasta un seguimiento eficaz.
Planificación previa a la carrera
- Empiece pronto. Tómese al menos seis meses para prepararse.
- Designe a un director. Asegúrate de que esa persona cuente con un equipo de voluntarios de apoyo.
- delegado deberes. Cree una carpeta compartida de Google Doc o similar y dé acceso a los voluntarios clave para que puedan almacenar información, introducir actualizaciones y cruzar datos. Así se evita un flujo interminable de correos electrónicos que se pierden fácilmente.
- Elija bien la fecha. Investiga otras marchas y carreras en tu zona para que los participantes a los que te diriges no tengan que elegir entre tu evento y otras.
- Reclute patrocinadores. Elabore un paquete atractivo en patrocinio con las ventajas y los plazos detallados. Pida a un socio del club que se encargue de Patenschaften.
Compromiso de los miembros
- Determinar qué miembros pueden ser voluntarios el día de la carrera. Asigne tareas previas o posteriores a la carrera a los miembros que no puedan asistir a la evento.
- Pide a los miembros de tu Programa de Liderazgo de Servicio que se ofrezcan como voluntarios el día de la carrera. Con un gran evento, necesitarás muchas manos para ayudar.
- Asegúrese de que a los voluntarios del día de la carrera se les asignen tareas que puedan realizar cómodamente en función de sus niveles de movilidad, destreza y habilidad.
Servicios de apoyo
- Trabaje con una empresa de cronometraje profesional. Las distintas empresas de cronometraje ofrecen servicios diferentes. Pide dos o tres presupuestos y compara los detalles para encontrar la empresa que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.
- Busca un software de carreras como RunSignup para gestionar inscripción, registrar a los corredores y publicar los resultados.
- Seleccione un proveedor para las camisetas y los premios de la carrera. Asegúrate de conocer los plazos de entrega de los pedidos e inclúyelos en tu calendario.
- Pida a sus socios comunitarios y a las escuelas/organizaciones que patrocinan sus Programas de Servicio y Liderazgo que le ayuden a promocionar la carrera. Hágales saber cómo se beneficiarán de los fondos recaudados en la carrera.
- Ponte en contacto con los entrenadores de los clubes de atletismo y los equipos de atletismo de los colegios locales. "Este año, más de la mitad de los inscritos procedían de clubes de atletismo locales", afirma Toomey.
Necesidades el día de la carrera
- Pide ayuda a las fuerzas de seguridad locales o a directivos para controlar el tráfico. Esto puede tener un coste, así que prepáralo en consecuencia.
- Reclutar ayuda para la seguridad sobre el terreno. El equipo de Metro-McGregor BUG Chase rellena cada año un formulario de solicitud para pedir voluntarios que ayuden a cruzar con seguridad a los peatones desde la zona de aparcamiento hasta los lugares de inscripción y de salida de la carrera.
- Solicite donaciones de empresas locales (tiendas de comestibles, restaurantes, tiendas de conveniencia, etc.) para alimentos y agua el día de la carrera; asegúrese de reconocerlos como patrocinadores en especie.
- Sé flexible. Con tantas partes móviles -literal y figuradamente-, muchos elementos estarán fuera de su control. "Siga la corriente", dice Toomey, "y pida ayuda a sus socios Kiwanis".
Seguimiento después de la carrera
- Pida opiniones. Toomey envía un postevento encuesta a todos los corredores, patrocinadores y demás participantes. Incluye enlaces a los resultados de la carrera, fotos de evento y empresas patrocinadoras. "Reenvío ese correo electrónico a todos los miembros del club (algunos fueron también participantes) para que puedan ver el bonito resumen y acceder a la misma información", dice Berghs.
- Agradecimiento a los patrocinadores. Dos socios del club envían cartas personales de agradecimiento a los patrocinadores y patrocinadores en especie. "En cada carta se incluye una o dos cartas de agradecimiento reales de niños de algunas de las escuelas primarias donde hacemos una distribución de WorldAtlas", dice Berghs. "Así el patrocinador puede ver de primera mano uno de los proyectos de nuestro club desde los ojos de un niño".
