Hoe plan je een voorspoedige race benefiet
Een Kiwanis club in Florida, VS, houdt al 16 jaar een 5K loop. Hun tips kunnen je helpen om je fondsenwerving te halen.
Door Julie Saetre
In januari 2024 hield de Fort Myers Metro-McGregor Kiwanis Club haar 16e jaarlijkse BUG Chase 5K loop. Bijna 300 enthousiaste deelnemers liepen over de paden van een plaatselijk natuurcentrum en hielpen de club om meer dan 12.000 dollar in te zamelen.
De opbrengst van de race komt ten goede aan het Bringing Up Grades-programma van de club op drie plaatselijke basisscholen en aan andere door de club gesponsorde jeugdprogramma's serviceprojecten.
Aan het roer van deze succesvolle inspanning stond Rachel Toomey, de BUG Chase voorzitter en de public relations van de club voorzitter.
"Rachel is resultaatgericht", zegt Kim Berghs, secretaris van de club en lid van het BUG Chase-team, "en extreem georganiseerd."
Hoewel de race zelf en de financiële resultaten indrukwekkend zijn, zijn de lange uren en het harde werk achter de schermen door Toomey en haar toegewijde team net zo belangrijk. Hun gecombineerde ervaring maakt deze Kiwanians ideale bronnen voor andere clubs die hopen de resultaten te kunnen evenaren door hun eigen fondsenwerving runs te starten. Hieronder geven Toomey en Berghs een inleiding over het organiseren van een race en/of wandeling, van de eerste planning tot een effectieve follow-up.
Planning vóór de wedstrijd
- Begin vroeg. Geef jezelf minimaal zes maanden om je voor te bereiden.
- Wijs een directeur aan. Zorg ervoor dat die persoon een team van ondersteunende vrijwilligers heeft.
- afgevaardigde taken. Maak een gedeelde Google Doc of vergelijkbare map en geef belangrijke vrijwilligers toegang zodat ze informatie kunnen opslaan, updates kunnen invoeren en details kunnen vergelijken. Dit voorkomt een eindeloze stroom van e-mails die gemakkelijk zoek raken.
- Kies verstandig een datum. Onderzoek andere wandelingen en wedstrijden in je omgeving, zodat je beoogde deelnemers niet hoeven te kiezen tussen jouw evenement en andere.
- Werf sponsors. Maak een aantrekkelijk sponsorschap pakket met gedetailleerde voordelen en deadlines. Vraag een clublid om de leiding te nemen over Patenschaften.
Betrokkenheid van leden
- Bepaal welke leden vrijwilligerswerk kunnen doen op de wedstrijddag. Wijs taken voor of na de wedstrijd toe aan leden die niet bij het evenement aanwezig kunnen zijn.
- Roep de leden van je Service Leadership Program op om vrijwilligerswerk te doen op de dag van de race. Bij een groot evenement heb je veel handen nodig om te helpen.
- Zorg ervoor dat vrijwilligers op de racedag taken krijgen toegewezen die ze gemakkelijk kunnen uitvoeren op hun mobiliteits-, vaardigheids- en vaardigheidsniveau.
Ondersteunende diensten
- Werk met een professioneel race-timingbedrijf. Verschillende bedrijven bieden verschillende diensten aan. Vraag twee of drie offertes aan en vergelijk details om een bedrijf te vinden dat het beste bij je behoeften en budget past.
- Kijk naar wedstrijdsoftware zoals RunSignup om inschrijving te beheren, lopers in te checken en resultaten te posten.
- Selecteer een leverancier voor wedstrijdshirts en awards. Zorg dat je deadlines hebt voor bestellingen en plan die in je tijdlijn.
- Vraag je gemeenschapspartners en de scholen/organisaties die je Service Leadership Programs sponsoren om je te helpen de race te promoten. Laat hen weten hoe zij kunnen profiteren van de opbrengst van de race.
- Zoek contact met coaches van hardloopclubs en atletiekteams op plaatselijke scholen. "Dit jaar was meer dan de helft van de inschrijvers voor onze race afkomstig van plaatselijke hardloopclubs," zegt Toomey.
Benodigdheden voor de racedag
- Vraag de plaatselijke politie of de veiligheidsdienst functionarissen om te helpen met het regelen van het verkeer. Hier zijn mogelijk kosten aan verbonden, dus budgetteer deze kosten.
- Werf veiligheidsassistentie op de grond. Het Metro-McGregor BUG Chase team vult elk jaar een aanvraagformulier in om vrijwilligers te vragen om te helpen bij het veilig oversteken van voetgangers van de parkeerplaats naar de inschrijving en startlocaties van de race.
- Vraag donaties aan plaatselijke bedrijven (supermarkten, restaurants, buurtwinkels, enz.) voor voedsel en water op de dag van de race; zorg ervoor dat je ze erkent als sponsoren in natura.
- Wees flexibel. Met zoveel bewegende delen - letterlijk en figuurlijk - heb je op veel dingen geen invloed. "Speel met de klappen," zegt Toomey, "en vertrouw op je Kiwanis-leden voor hulp."
Follow-up na de race
- Vraag om feedback. Toomey stuurt na het evenement een opiniepeiling naar alle lopers, sponsors en andere deelnemers. Daarin staan links naar wedstrijdresultaten, foto's van het evenement en bedrijfssponsors. "Ik stuur die e-mail door naar alle clubleden (sommige waren ook deelnemers) zodat ze de mooie samenvatting kunnen zien en toegang hebben tot dezelfde informatie," zegt Berghs.
- Bedank sponsors. Twee clubleden sturen persoonlijke bedankbrieven naar sponsors en sponsoren in natura. "In elke brief zit een of twee echte bedankbrieven van kinderen op basisscholen waar we een WorldAtlas uitdelen," zegt Berghs. "Op die manier kan de sponsor een van onze clubprojecten uit de eerste hand zien vanuit de ogen van een kind."
