Il loro successo dipende dalla preparazione del club.

Di Julie Saetre

Un oratore ospite interessante è un'aggiunta preziosa a qualsiasi riunione club Kiwanis . Per i soci, la presentazione di un ospite può essere un modo per conoscere potenziali progetti di servizio, partnership e altro ancora. E i relatori ospiti possono imparare le stesse cose visitando il vostro club. In alcuni casi, la presentazione a una riunione può anche essere un'efficace introduzione al Kiwanis.

Ma il successo di una presentazione non è solo responsabilità dell'ospite. Per garantire che l'esperienza sia produttiva e positiva per entrambe le parti, è importante prepararsi. Questi consigli possono essere d'aiuto:

• Offrire informazioni chiave. Stabilire linee guida e aspettative può far sì che la presentazione si svolga senza intoppi e dia fiducia all'oratore. Per esempio: 
  • Confermare la data, il luogo e l'ora della riunione.
  • Assicuratevi che voi e l'oratore siate d'accordo sul contenuto della presentazione.
  • Comunicate all'oratore l'ordine del giorno della riunione, il tempo assegnato per il discorso (e per la sessione di domande e risposte, se ne offrite una) e l'ora approssimativa di conclusione della riunione.
  • Indicare il numero di membri che si prevede parteciperanno.
  • Indicare tutte le attrezzature disponibili che il relatore può utilizzare (ad esempio, schermo, leggio, attrezzature audiovisive, computer, ecc.)
  • Spiegare l'eventuale codice di abbigliamento del club.
• Fate sentire il vostro ospite il benvenuto. Gli oratori rendono meglio quando si sentono rilassati e quando il club sembra preparato per loro. Alcuni suggerimenti: 
  • Prevedere che un socio del club accolga il relatore al suo arrivo e lo presenti personalmente agli altri soci.
  • Fornire un badge per gli ospiti o i relatori e farli sedere al tavolo principale (se applicabile).
  • Tenere l'acqua a portata di mano dell'oratore durante la presentazione.
  • Designare un funzionario o un membro per presentare l'oratore e fornire le sue credenziali. (Chiedere in anticipo l'ortografia e la pronuncia del nome del relatore, insieme a un curriculum o ad altri dettagli.
• Promuovere il Kiwanis. Se l'oratore è d'accordo, invitate i media locali a partecipare alla riunione e alla presentazione. Il Kiwanis International ha suggerimenti e strumenti per aiutarvi. E non dimenticate di aggiungere un logo Kiwanis con il proprio marchio sul podio o sul leggio per le opportunità fotografiche.
• Concludete con una nota positiva. Al termine della presentazione, ringraziate il relatore e offrite una dimostrazione di apprezzamento. Prendete in considerazione l'idea di fare una piccola donazione a nome del relatore a favore di una causa che rifletta l'attenzione del vostro club per il servizio e la comunità.
• Follow up. Uno o due giorni dopo la presentazione, inviate al relatore una nota di apprezzamento a nome del club. E non dimenticate di invitarli a diventare soci!