Su éxito depende mucho de la preparación del club.

Por Julie Saetre

Un orador invitado interesante es una valiosa adición a cualquier reunión de Club Kiwanis . Para los socios, la presentación de un invitado puede ser una forma de conocer posibles proyectos de servicio, asociaciones y mucho más. Y los oradores invitados pueden aprender las mismas cosas visitando su club. En algunos casos, la presentación en una reunión puede ser incluso una introducción eficaz a Kiwanis.

Pero el éxito de una presentación no es sólo responsabilidad del invitado. Para que la experiencia sea productiva y positiva para ambas partes, es importante prepararse. Estos consejos pueden ayudarle:

• Ofrecer información clave. Establecer directrices y expectativas puede facilitar la presentación y dar confianza al orador. Por ejemplo: 
  • Confirme la fecha, el lugar y la hora de la reunión.
  • Asegúrate de que tú y el ponente estáis de acuerdo en el contenido de la presentación.
  • Comunique al orador el orden del día de la reunión, el tiempo asignado a su intervención (y a la sesión de preguntas y respuestas, si la ofrece) y la hora aproximada a la que terminará la reunión.
  • Indique el número de miembros que se espera que asistan.
  • Detalla cualquier equipo disponible que el orador pueda utilizar (por ejemplo, pantalla, atril, equipo audiovisual, ordenador, etc.).
  • Explique el código de vestimenta del club, si lo hay.
• Haz que tus invitados se sientan bienvenidos. Los oradores rinden mejor cuando se sienten relajados y cuando el club parece preparado para ellos. Algunos consejos: 
  • Disponga que un socio del club reciba al orador a su llegada y lo presente personalmente a los demás socios.
  • Proporcione una tarjeta de identificación al invitado o al orador y siéntelo en la mesa principal (si procede).
  • Disponga de agua al alcance del orador durante la presentación.
  • Designa a un directivo o miembro para que presente al orador y facilite sus credenciales. (Solicite con antelación la ortografía y pronunciación del nombre del orador, junto con un currículum u otros datos.
• Promueva Kiwanis. Si el orador está de acuerdo, invite a los medios de comunicación locales a asistir a la reunión y a la presentación. Kiwanis International tiene consejos y herramientas para ayudar. Y no olvide agregar un logotipo de Kiwanis con la marca adecuada a su podio o atril para las fotos.
• Termina con una nota positiva. Al concluir la presentación, agradezca al orador y ofrézcale una muestra de aprecio. Considere la posibilidad de hacer una pequeña donación en nombre del orador a una causa que refleje el enfoque del club en el servicio y la comunidad.
• Seguimiento. Uno o dos días después de la presentación, envíe al orador una nota de agradecimiento en nombre del club. Y no olvide invitarle a afiliarse.