Hun succes hangt veel van de voorbereiding van de club.

Door Julie Saetre

Een interessante gastspreker is een waardevolle toevoeging aan elke Kiwanisclubbijeenkomst. Voor leden kan de presentatie van een gast een manier zijn om meer te weten te komen over potentiële serviceprojecten, partnerschappen en meer. En gastsprekers kunnen hetzelfde leren van een bezoek aan jouw club. In sommige gevallen kan een presentatie zelfs een effectieve introductie tot Kiwanis zijn.

Maar het succes van een presentatie is niet alleen de verantwoordelijkheid van de gast. Om ervoor te zorgen dat de ervaring voor beide partijen productief en positief is, is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Deze tips kunnen daarbij helpen:

• Bied belangrijke informatie. Het opstellen van richtlijnen en verwachtingen kan de presentatie soepel laten verlopen en de spreker vertrouwen geven. Bijvoorbeeld: 
  • Bevestig de datum, plaats en tijd van de vergadering.
  • Zorg ervoor dat jij en de spreker het eens zijn over de inhoud van de presentatie.
  • Laat de spreker weten wat de agenda van de vergadering is, hoeveel tijd er is ingeruimd voor de toespraak (en voor de vraag- en antwoordsessie, als je die aanbiedt) en hoe laat de vergadering ongeveer zal eindigen.
  • Geef het aantal leden dat naar verwachting aanwezig zal zijn.
  • Beschrijf alle beschikbare apparatuur die de spreker kan gebruiken (bijv. scherm, lessenaar, audiovisuele apparatuur, computer, etc.).
  • Leg de eventuele dresscode van de club uit.
• Zorg dat je gast zich welkom voelt. Sprekers doen het beter als ze zich ontspannen voelen - en als de club op hen voorbereid lijkt. Enkele tips: 
  • Zorg ervoor dat een clublid de spreker bij aankomst begroet en persoonlijk voorstelt aan de andere leden.
  • Zorg voor een gasten- of sprekersbadge en neem plaats aan de hoofdtafel (indien van toepassing).
  • Zorg dat er water beschikbaar is binnen het bereik van de spreker tijdens de presentatie.
  • Wijs een functionaris of lid aan om de spreker voor te stellen en zijn of haar geloofsbrieven te verstrekken. (Vraag van tevoren naar de spelling en uitspraak van de naam van de spreker, samen met een cv of andere gegevens.
• Promoot Kiwanis. Als de spreker ermee instemt, nodig dan lokale media uit om de bijeenkomst en presentatie bij te wonen. Kiwanis International heeft tips en hulpmiddelen om te helpen. En vergeet niet om een goed gemerkt Kiwanis-logo op je podium of lessenaar voor fotomomenten.
• Eindig met een positieve noot. Bedank de spreker na afloop van de presentatie en spreek je waardering uit. Overweeg een kleine donatie namens de spreker aan een goed doel dat de focus van je club op service en gemeenschap weerspiegelt.
• Follow-up. Stuur de spreker een dag of twee na de presentatie een bedankbriefje namens de club. En vergeet hem of haar niet uit te nodigen om lid te worden!