Ihr Erfolg hängt viel von der Vorbereitung des Clubs ab.

Von Julie Saetre

Ein interessanter Gastredner ist eine wertvolle Bereicherung für jedes Kiwanis-Clubtreffen. Für die Mitglieder kann die Präsentation eines Gastes eine Möglichkeit sein, etwas über mögliche Serviceprojekte, Partnerschaften und mehr zu erfahren. Und Gastredner können bei einem Besuch in Ihrem Club die gleichen Dinge lernen. In manchen Fällen kann ein Vortrag auf einem Meeting sogar eine effektive Einführung in Kiwanis sein.

Aber der Erfolg einer Präsentation liegt nicht nur in der Verantwortung des Gastes. Um sicherzustellen, dass das Erlebnis für beide Seiten produktiv und positiv ist, ist es wichtig, sich vorzubereiten. Diese Tipps können dabei helfen:

• Bieten Sie wichtige Informationen an. Die Festlegung von Richtlinien und Erwartungen kann zu einem reibungslosen Ablauf der Präsentation beitragen und dem Redner Sicherheit geben. Zum Beispiel: 
  • Bestätigen Sie Datum, Ort und Uhrzeit der Sitzung.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie und der Redner sich über den Inhalt der Präsentation einig sind.
  • Teilen Sie dem Redner die Tagesordnung des Treffens, die für den Vortrag (und die Fragerunde, falls Sie eine anbieten) vorgesehene Zeit und das ungefähre Ende des Treffens mit.
  • Geben Sie die Anzahl der Mitglieder an, die voraussichtlich teilnehmen werden.
  • Geben Sie an, welche Geräte dem Redner zur Verfügung stehen (z. B. Leinwand, Rednerpult, audiovisuelle Geräte, Computer usw.).
  • Erklären Sie die Kleiderordnung des Clubs, falls vorhanden.
• Geben Sie Ihrem Gast das Gefühl, willkommen zu sein. Redner sind besser, wenn sie sich entspannt fühlen - und wenn der Club auf sie vorbereitet scheint. Einige Tipps: 
  • Sorgen Sie dafür, dass ein Clubmitglied den Redner bei seiner Ankunft empfängt und ihn persönlich den anderen Mitgliedern vorstellt.
  • Geben Sie den Gästen oder Rednern einen Ausweis und setzen Sie sie an den Haupttisch (falls zutreffend).
  • Stellen Sie während des Vortrags Wasser in Reichweite des Redners bereit.
  • Bestimmen Sie ein Amtstr oder Mitglied, das den Redner vorstellt und seine Berechtigungen angibt. (Bitten Sie vorab um die Schreibweise und Aussprache des Namens des Redners sowie um einen Lebenslauf oder andere Informationen.
• Werben Sie für Kiwanis. Wenn der Redner zustimmt, laden Sie die lokalen Medien ein, an dem Treffen und der Präsentation teilzunehmen. Kiwanis International hat Tipps und Werkzeuge um zu helfen. Und vergessen Sie nicht, ein Kiwanis-Logo mit entsprechendem Branding auf Ihrem Podium oder Rednerpult anzubringen, damit Sie sich fotografieren lassen können.
• Beenden Sie den Vortrag mit einer positiven Note. Bedanken Sie sich am Ende des Vortrags bei dem Redner und zeigen Sie ihm Ihre Anerkennung. Ziehen Sie eine kleine Spende im Namen des Redners für einen Zweck in Erwägung, der den Schwerpunkt Ihres Clubs auf Dienst und Gemeinwesen widerspiegelt.
• Nachbereitung. Schicken Sie dem Redner ein oder zwei Tage nach dem Vortrag ein Dankesschreiben im Namen des Clubs. Und vergessen Sie nicht, ihn einzuladen, Mitglied zu werden!