Leur succès dépend de la préparation du club.

Par Julie Saetre

Un orateur invité intéressant est un complément précieux à toute réunion d'club Kiwanis . Pour les membres, la présentation d'un invité peut être un moyen d'en savoir plus sur des projets de service potentiels, des partenariats et plus encore. Et les conférenciers invités peuvent apprendre les mêmes choses en visitant votre club. Dans certains cas, une présentation lors d'une réunion peut même constituer une introduction efficace au Kiwanis.

Mais le succès d'une présentation ne dépend pas uniquement de l'invité. Pour que l'expérience soit productive et positive pour les deux parties, il est important de se préparer. Ces conseils peuvent vous aider :

• Offrir des informations clés. L'établissement de lignes directrices et d'attentes peut faciliter le déroulement de la présentation et donner confiance à l'orateur. En voici un exemple : 
  • Confirmer la date, le lieu et l'heure de la réunion.
  • Assurez-vous que vous et l'orateur êtes d'accord sur le contenu de la présentation.
  • Indiquez à l'orateur l'ordre du jour de la réunion, le temps alloué à son discours (et à la séance de questions-réponses, si vous en proposez une) et l'heure approximative à laquelle la réunion se terminera.
  • Indiquez le nombre de membres attendus.
  • Détaillez tout équipement disponible que l'orateur peut utiliser (par exemple, écran, pupitre, équipement audiovisuel, ordinateur, etc.)
  • Expliquer le code vestimentaire du club, le cas échéant.
• Faites en sorte que votre invité se sente le bienvenu. Les orateurs sont plus performants lorsqu'ils se sentent détendus et que le club semble prêt à les accueillir. Quelques conseils : 
  • Demandez à un membre du club d'accueillir l'orateur à son arrivée et de le présenter personnellement aux autres membres.
  • Fournir un badge à l'invité ou à l'orateur et l'asseoir à la table d'honneur (le cas échéant).
  • Prévoyez de l'eau à portée de main de l'orateur pendant la présentation.
  • Désigner un officier ou un membre pour présenter l'orateur et donner son r(demander à l'avance l'orthographe et la prononciation du nom de l'orateur, ainsi qu'un curriculum vitae ou d'autres détails).
• Promouvoir le Kiwanis. Si l'orateur est d'accord, invitez les médias locaux à assister à la réunion et à la présentation. Le Kiwanis International propose des conseils et des outils pour vous aider. Et n'oubliez pas d'ajouter un logo Kiwanis correctement marqué sur votre podium ou votre pupitre pour les photos.
• Terminez sur une note positive. À la fin de la présentation, remerciez l'orateur et offrez-lui un témoignage d'appréciation. Envisagez de faire un petit don au nom de l'orateur à une cause qui reflète l'importance accordée par votre club au service et à la communauté.
• Suivi. Un jour ou deux après la présentation, envoyez à l'orateur une note de remerciement au nom du club. Et n'oubliez pas de l'inviter à rejoindre le club !