Cuatro pasos para una experiencia productivade nuevos proyectos y colaboraciones.

Por Julie Saetre

Invitar a un ponente a visitar tu Club Kiwanis algo más que un simple punto del orden del día de una reunión. Ayuda a tus socios a conocer posibles proyectos de servicio colaboraciones, y da a conocer Kiwanis a los líderes de la comunidad. Pero para garantizar que la experiencia sea productiva y positiva tanto para el ponente como para tus socios, es importante prepararse adecuadamente. Estos cuatro consejos pueden ayudarte.  

Establezca unas directrices claras. Proporcione al ponente toda la información posible para que pueda realizar una presentación lo más eficaz posible: 

• Confirma la fecha, el lugar y la hora de la reunión. 
• Asegúrate de que tú y el ponente estáis de acuerdo en el contenido de la presentación.
• Solicita un currículum y la ortografía y pronunciación del nombre del ponente para que tú u otro miembro del club podáis hacer una presentación adecuada antes de la ponencia. 
• Informa al ponente del orden del día de la reunión, del tiempo asignado para la intervención (y de una ronda de preguntas y respuestas, si procede) y de la hora aproximada a la que concluirá la reunión. 
• Indica el número previsto de participantes. 
• Indica con detalle el material disponible que el ponente pueda utilizar (pantalla, atril o podio, equipo audiovisual, ordenador, etc.). 
• Explica el código de vestimenta del club, si lo hay. 

Haz que el ponente se sienta bienvenido. Asegúrate de que tu invitado se sienta cómodo desde el momento en que entre por la puerta: 

• Pide a un directivo a un miembro que reciba al ponente a su llegada y que lo presente al resto de miembros presentes.  
• Proporcione una tarjeta de identificación al invitado o al orador y siéntelo en la mesa principal (si procede).
• Asegúrate de que haya agua a mano para el ponente durante la presentación.  
• Designe a un directivo miembro para que presente oficialmente al ponente y facilite la información contextual pertinente antes de la presentación. 

Invita a los medios de comunicación locales. Si el ponente está de acuerdo, una noticia puede servir para dar a conocer tanto a Kiwanis como al proyecto u organización que representa el ponente.  

• Kiwanis International ofrece consejos y recursos que pueden ser de ayuda.  
• Añade un logotipo de Kiwanis con la marca adecuada a tu podio o atril para las sesiones fotográficas. 

Termina con una nota positiva. Cuando termine la presentación del ponente, no pases rápidamente al siguiente punto del orden del día. Tómate un momento para mostrar tu agradecimiento: 

• Al finalizar el discurso, da las gracias al ponente y ofrécele un pequeño detalle de agradecimiento que no cueste mucho. Echa un vistazo a los artículos con la marca Kiwanis para inspirarte.  
• Considera la posibilidad de hacer una donación en nombre del ponente a una causa que refleje el compromiso de tu club con el servicio y la comunidad.  

Tu interacción con el ponente puede incluso ir más allá de la propia reunión. Uno o dos días después de la presentación, envía al ponente una nota de agradecimiento en nombre del club. ¡Y no te olvides de invitarle a unirse a nosotros!