Voor huidige en potentiële leden, een paar eenvoudige handelingen kan mensen mensen weten dat ze erbij horen.

Door Julie Saetre

Elk Kiwanis-lid wil zich welkom voelen - ongeacht hoe lang ze al lid zijn van hun club. Potentiële leden moeten weten dat ze zich aansluiten bij een groep die graag met nieuwkomers werkt. En bestaande leden willen zich gewaardeerd voelen. Met deze zeven eenvoudige handelingen kom je al een heel eind in de richting van het gevoel dat iedereen gerespecteerd wordt:

• Denk na over je vergaderlocatie. Is je locatie handig voor al je leden? Is het gemakkelijk te vinden voor nieuwkomers? Zo niet, zoek dan naar alternatieven. Je zou ook kunnen overwegen om vergaderlocaties te laten rouleren of een virtuele optie toe te voegen.

• Vraag de leden naar hun voorkeur voor vergadertijd. Sommige agenda's laten geen bijeenkomsten overdag toe; andere maken avondbijeenkomsten moeilijk. De beschikbaarheid van leden hangt ook af van de vraag of weekends of weekdagen het beste werken. Nogmaals, flexibiliteit is belangrijk. Misschien zorgen verschillende vergadertijden of -dagen voor meer ledenparticipatie.

• Respecteer de tijd van mensen. Stel tijdens je vergaderingen een agenda op en houd je daaraan. Als je zegt dat je een uur zult vergaderen, ga daar dan niet overheen. Haal ook het meeste uit de tijd die je hebt. Verzand niet in de details die in een vergadering met functionarissen kunnen worden behandeld.

• Vraag om inbreng. Als mensen zich gehoord voelen, voelen ze zich welkom. Sommige mensen zijn extravert en bieden ideeën en suggesties aan. Anderen aarzelen misschien om zich uit te spreken. Vraag je minder uitgesproken aanwezigen om hun gedachten te delen. Laat alle leden en gasten ook weten hoe ze feedback kunnen geven buiten de vergaderingen om; sommigen geven misschien de voorkeur aan één-op-één gesprekken of e-mail/tekst.

• Maak vergaderingen notulen gemakkelijk beschikbaar. Elk lid zal af en toe een vergadering moeten missen en je wilt niet dat ze zich buitengesloten voelen bij de volgende vergadering. Zorg ervoor dat ze het kunnen inhalen door ervoor te zorgen dat notulen tijdig wordt geschreven en verspreid. Het is ook een goed idee om notulen op de website van je club te plaatsen en/of te linken naar de sociale media-accounts voor het gemak van de huidige leden - en voor degenen die lidmaatschap overwegen.

• Nodig potentiële leden uit voor service-evenementen. Wat is een betere manier om gastvrij te zijn dan niet-leden uit te nodigen om samen met jou je gemeenschap te dienen? Als die uitnodiging wordt geaccepteerd, zorg er dan voor dat je gasten zich gewaardeerd en opgenomen voelen. Vraag leden om zichzelf voor te stellen en tijdens het project met je gasten samen te werken.

• Zeg dank je wel. Leden en gasten hebben veel mogelijkheden om hun beperkte vrije tijd te besteden. Laat ze weten hoezeer je ze waardeert voor hun aanwezigheid, ideeën, service en steun.