In Kansas (Verenigde Staten) nodigde een Kiwanisclub de hele stad uit om te komen kijken hoe de nieuwe leden werden verwelkomd.

Door Tony Knoderer

Voor Kiwanisclubs die nieuwe leden welkom willen heten, is een van de belangrijkste mogelijkheden de toetreding ceremonie. Het is een kans om het officiële begin van lidmaatschap voelen als een evenement. 

Op 3 mei introduceerde de Kiwanisclub van Spring Hill, Kansas, VS, 22 leden. Maar het gaf ook een nieuwe draai aan de traditie: het maakte van de toetreding een publiek evenement, met activiteiten voor de hele gemeenschap.

De Spring Hill-club zelf is immers nieuw, dus elk evenement kan een manier zijn om de gemeenschap kennis te laten maken met Kiwanis – en met de vreugde van lidmaatschap. Het resultaat was een dag vol plezier en feestvreugde voor mensen van alle leeftijden. Voor kinderen was een belangrijk onderdeel een gratis basketbalclinic voor de jeugd, georganiseerd door de hoofdcoach en leden van het jongensbasketbalteam van Spring Hill High School. Het evenement omvatte ook een stille veiling en een gratis lunch, gesponsord door een lokaal bedrijf dat eigendom was van de leden.

"Wat is een betere manier om onszelf aan de gemeenschap te presenteren dan te laten zien wat we kunnen?", zegt Alex Dickerson, clublid en penningmeester . "Het was eigenlijk gewoon een brainstorm: 'Laten we niet stijfjes doen. Laten we mensen uitnodigen en iets doen dat te maken heeft met onze doelen.'"  

Bijna 90 mensen waren de hele dag aanwezig, voegt ze eraan toe, van gezinnen tot gemeenschapsleiders en lokale partners. Het evenement diende ook een ander doel: werving.

"Er waren nog eens vijf personen die interesse toonden", zegt Dickerson.  

10 tips voor jouw club
De Kiwanisclub van Spring Hill is nieuw in de gemeenschap, maar een toetreding die een bredere aantrekkingskracht heeft, is voor elke club zinvol. Laten we eens kijken naar 10 factoren die het succes van de Spring Hill-club bepalen:   

• Denk na over de locatie. Om de juiste locatie te kiezen, moet je je evenement kennen. "We hebben goed nagedacht over de aantallen", zegt Dickerson. "We mikten op wel 200 mensen." Dat maakte het Spring Hill Civic Center ideaal – vooral met de gymzaal, die ze "een enorm voordeel" noemt. 

• Wees realistisch. Basketbal was niet de eerste keuze van de club als belangrijkste kinderactiviteit. "We wilden volleybal spelen", zegt Dickerson. "Maar we beseften dat dit ons eerste evenement was – en we wisten dat als er veel kinderen waren, we de logistiek makkelijker moesten kunnen organiseren." 

• Weerspiegel de visie van je club. Een andere reden voor basketbal was de wens in de gemeenschap dat kinderen van alle leeftijden de kans zouden krijgen om de sport te beoefenen. "We horen vaak dat sommige kinderen willen spelen, maar geen andere opties hebben", zegt Dickerson. "Het creëren van gelijke kansen voor alle kinderen – dat is onderdeel van onze visie voor de club." 

• Stimuleer de publieke aanwezigheid bij de ceremonie. De club volgde de structuur van Kiwanis International voor de presentatie, maar plande de lunch samen met de ceremonie. "Door ze tegelijkertijd te organiseren, wilden we mensen aantrekken, zodat (leden van de gemeenschap) de leden en het Kiwanis-bestuur konden horen", zegt Dickerson. 

• Weet wat uw gemeenschap te bieden heeft. Een ander voordeel van het Civic Center: als non-profitorganisatie heeft de club drie keer per jaar gratis toegang tot de evenementenruimte. "Eén voordeel van samenwerken met onze stad is dat ze ons steunen", zegt Dickerson. "En het houdt de kosten laag." 

• Weet wat uw leden te bieden hebben. In Spring Hill is een clublid grafisch ontwerper. Die vaardigheid betaalde zich uit met een hoogwaardige flyer die de club gebruikte om het evenement online en in de gemeenschap te promoten. (Zie hieronder.) Een ander lid, Libby Clark, is een lokale eigenaar van een klein bedrijf wiens verzekeringskantoor lokaal vertrouwen en connecties heeft opgebouwd. De lunch op het evenement was gratis dankzij haar sponsorschap . Clarks echtgenoot, Jason, is vicevoorzitter van de club en eigenaar van een bedrijf dat de vrijwilligers-T-shirts en de tafelkleden met Kiwanis-logo voor het evenement maakte. 

• Nodig Kiwanis-leden van andere clubs uit. Laat mensen zien dat Kiwanis-leden deel uitmaken van een groter netwerk van vrijwilligers die elkaar steunen. Tijdens het Spring Hill-evenement reisden leden van zeven andere clubs af om deel te nemen. Dat gold ook voor Jan Maxwell, de lidmaatschap van het Kansas District. "Jan gaf ons zelfs ons metalen Kiwanis-bord voor de ingang van Spring Hill", zegt Dickerson. Sterker nog, voegt ze eraan toe, Maxwells werk was over het algemeen cruciaal – inclusief het inventariseren van de behoeften van de gemeenschap en het werven van veel van de stichtende leden . 

• Zoek gelijkgestemden en groepen. Lokale leiders, zakenmensen en vrijwilligersorganisaties kunnen materiële steun bieden (wat uiteindelijk kan leiden tot interesse in lidmaatschap van de club). Bij de verspreiding van de flyer op online platforms zoals Facebook zocht de club specifieke groepen op de site. "We hebben toegang gekregen tot lokale pagina's – groepen die mogelijk een natuurlijke interesse hebben in wat we doen", zegt Dickerson. 

• Wees creatief met marketing. De leden namen ook de tijd om na te denken over andere mogelijkheden, zoals de aanwezigheid van de club bij schoolevenementen. "We konden de flyer niet per se in de rugzak van elk (school)kind krijgen", zegt Dickerson. "Maar we hebben samengewerkt met het schoolsysteem en (het digitale platform) Peach Jar verspreidt hem onder alle ouders in het hele district." 

• Inclusief fondsenwerving . Elk publiek evenement is een kans om geld in te zamelen voor lokale doelen – en om deelnemers een andere kant van Kiwanis' gemeenschapsbelang te laten zien. Tijdens het evenement haalde de Spring Hill-club meer dan 2400 dollar op via een stille veiling, donaties en Patenschaften , die naar lokale serviceprojecten gaan ten behoeve van jongeren en gezinnen in het Spring Hill School District. 

Met aandacht voor deze elementen heeft de Kiwanisclub van Spring Hill een toetreding georganiseerd waar zowel nieuwe als potentiële leden zich welkom voelden. Zoals Dickerson weet, is dat soort succes ook een bron van clubtrots. 

"Het weerspiegelde echt de geest van Kiwanis: iets terugdoen voor kinderen en blijvende banden met de gemeenschap opbouwen", zegt ze.