Voor een club in Ohio, VSdee jaar werven heeft 20 nieuwe leden opgeleverd.
Door Tony Knoderer
Op 20 februari hield de Kiwanis Club van Berea, Ohio, VS, een toetreding voor 16 nieuwe leden. Voeg die bij de vier leden die de club eerder in het Kiwanis-jaar had verwelkomd, en dat zijn 20 nieuwe leden sinds oktober.
Voor de Berea-club was de toetreding de laatste beloning voor een hernieuwde wervingsinspanning. Maar het ging niet alleen om het toevoegen van namen aan het ledenbestand, zegt Jeff Haas, de voorzitter van de club.
"Het ging niet zozeer om lidmaatschap," legt Haas uit. "Het ging om het hebben van actieve leden."
Hij voegt eraan toe dat in een club die aan het begin van het Kiwanis-jaar uit 85 mensen bestond, op ongeveer 25 mensen kon worden gerekend om vergaderingen bij te wonen. En een kern van ongeveer 10 mensen deed veel van het werk tijdens vergaderingen en projecten.
Het was niet zo dat de andere leden helemaal niet mee wilden doen. Maar grotere verplichtingen, zoals leiderschapsrollen, kwamen vaak jaar na jaar op dezelfde mensen neer.
"Uiteindelijk zullen die 10 mensen er niet meer zijn," zegt Haas. "We hebben mensen nodig die Kiwanis blauw bloeden."
Dat is wat de toetreding zo leuk maakte voor de leiders van de club.
"Toen mensen die avond werden ingewijd, namen we de tijd om hen te vragen waarom ze gekomen waren," zegt Haas. "Ze zeiden dat ze betrokken wilden raken. Dat is belangrijk. We verwachten niet dat mensen binnen zes maanden een functionaris worden - maar we willen mensen die actief zijn."
Een nieuwe commissie
De toetreding was het hoogtepunt van de hernieuwde inzet van de club om leden te werven. Het begon in oktober, aan het begin van het Kiwanis-jaar, toen Haas voorzitter werd van de club - en toen clublid Jeff Wayner voorzitter werd van de wervingscommissie van de club.
In feite was dat het begin van de wervingscommissie zelf. Zelfs in een club van de grootte van Berea leidde zo'n commissie tot nieuwe manieren van denken over groei en retentie.
"Het eerste wat ik deed," zegt Wayner, "was vragen om vrijwilligers voor het comité. Ik kreeg vijf andere mensen. Tijdens onze eerste vergadering besloten we dat we een video nodig hadden over wat we doen, een betere, vernieuwde website en een open huis.
De video is eenvoudig en duidelijk over wat de club doet. Zelfs de titel geeft duidelijke informatie: "Ons verhaal in 5 notulen!" En de link naar de video staat prominent op de homepage van de club.
Het andere actiepunt van die eerste commissievergadering - het open huis - werd een kwestie van aanhoudende aandacht.
"In plaats van te hopen dat de deur opengaat en iemand binnenkomt en lid wil worden, wilden we een evenement waar mensen kunnen leren over Kiwanis," zegt Wayner.
Dat vereiste voorbereiding, binnen en buiten de clubbijeenkomsten.
Schakels in de keten
Net als veel succesvolle Kiwanisclubs maakte de Berea-club gebruik van bestaande factoren in de gemeenschap: een relatie met lokaal leiderschap en kennis van wat mensen interesseert. De leden nodigden bijvoorbeeld de burgemeester van Berea, Cyril Kleem, uit om te spreken op een clubbijeenkomst - en deden vervolgens een speciale poging om zoveel mogelijk leden van de gemeenschap uit te nodigen.
"Jos steunt ons," zegt Haas. "Dat is de sleutel. Hij is een echte voorstander. En hij is een geweldige spreker."
Het kon geen kwaad dat een van de onderwerpen die de burgemeester aansneed populair was in de stad: de Cleveland Browns. De trainingsfaciliteit voor het voorseizoen van het team van de National Football League bevindt zich in Berea, dus het is een natuurlijk onderwerp van burgerbelang - en nog een reden voor de plaatselijke bevolking om te komen opdagen.
Natuurlijk werden de deelnemers aan die bijeenkomst vervolgens uitgenodigd voor het open huis van de club.
"Die bijeenkomst leidde tot het open huis, dat leidde tot de toetreding in februari," zegt Haas.
Maar dat waren niet de enige schakels in de ketting. Leden plaatsten aankondigingen in lokale publicaties, zelfs in kerkbulletins, en bezochten lokale instellingen.
"De politie had op een ochtend om 6.45 uur een dienstwisseling en Jeff en ik waren erbij," zegt Haas lachend. "We hebben goede relaties. De korpschef accepteerde ons en de brandweercommandant accepteerde ons."
Wayner vertrouwde ook op een beproefde deugd: persoonlijk contact.
"Ik belde mensen uit mijn adresboek", zegt hij. "De telefoon - dat kleine gadget dat we tegenwoordig allemaal bij ons hebben - is mijn nummer 1 hulpmiddel om mensen te werven."
Naar het hart
Het werk en de planning wierpen hun vruchten af: Veertig prospects kwamen naar het open huis op 14 januari.
"We vulden de zaal," zegt Wayner. "We stonden versteld."
Het evenement was opgezet met tafels waar clubleden en leden van lokale Kiwanis Service Leadership Program clubs met prospects konden praten, zichzelf konden voorstellen en vragen konden beantwoorden. Er was ook wat tijd ingeruimd voor presentaties, zoals een openingstoespraak van Haas, een vertoning van de "vijf-minuten-video" en een discussie van een lid over de Kiwanis-doelstellingen. De club betrok ook een Kiwanis-leider bij het evenement: Alan Penn, uitvoerend directeur van de Ohio District Kiwanis Foundation en 2011-12 Kiwanis International president.
"Alan kreeg de mensen enthousiast", zegt Wayner. "Hij is een goede spreker en hij raakte het hart. Hij gaf de prospects een idee van wat Kiwanis inhoudt."
Natuurlijk is elk evenement dat prospects aantrekt alleen succesvol als het uiteindelijk nieuwe leden oplevert. Zoals Wayner destijds tegen zichzelf zei: "Oké, Jeff - we hebben al deze mensen. Hoe maken we ze lid?"
Volharding, geen perfectie
Het antwoord, zegt hij nu, was follow-up. Drie collega's deden met hem mee aan een sessie om deelnemers aan een open huis te bellen.
"Ze kwamen naar mijn huis, ik gaf ze de lijst en we gingen zitten en deden het," zegt hij.
Dat doorzettingsvermogen, van commissievorming tot open huis en vervolggesprekken, resulteerde in de 16 nieuwe leden tijdens de toetreding , waarmee de club de grens van 100 leden overschreed. Maar het belangrijkste is natuurlijk om gemotiveerde leden te hebben.
"Er is geen magisch aantal bijeenkomsten waar iedereen naartoe gaat waardoor ze blijven," zegt Haas. "We willen dat ze komen en zien waar het over gaat - dat ze regelmatig komen en betrokken raken."
Daarom legt de club de nadruk op doorzettingsvermogen in plaats van perfecte aanwezigheid voor nieuwe leden.
"We begrijpen dat je werk hebt, we begrijpen dat je familie hebt," zegt Wayner over de boodschap van de club. "Maar als je helpt wanneer je kunt, maak je een verschil."
Hulpmiddelen voor je club
Overweegt je club een open huis maar weet je niet waar te beginnen? Kiwanis International heeft een tijdlijn en checklist om je door het proces te leiden, van planning tot organisatie. Het is slechts een van de wervingsmiddelen die we online aanbieden.
We kunnen je ook helpen met een nieuwe website - dankzij onze gratis, gebruiksvriendelijke service.
En vergeet Jeff Wayners niet-zo-geheime wapen niet: "Als ik één ding bovenaan mijn lijst zou mogen zetten voor wat werkt, dan is het de mobiele telefoon. Dat is mijn beste communicatiemiddel."