Hoe organiseer je een succesvol benefietevenement?
Een Kiwanis-club in Florida, VS, organiseert al zestien jaar een 5 km-loop. Hun tips kunnen je helpen je fondsenwerving te halen.
Door Julie Saetre
In januari 2024 organiseerde de Fort Myers Metro-McGregor Kiwanis Club haar 16e jaarlijkse BUG Chase 5K-loop. Bijna 300 enthousiaste deelnemers legden het parcours af in een plaatselijk natuurcentrum, waarmee ze de club hielpen meer dan 12.000 dollar in te zamelen.
De opbrengst van de race komt ten goede aan het ‘Bringing Up Grades’-programma van de club op drie lokale basisscholen, evenals aan andere door de club gesponsorde serviceprojecten.
Aan het roer van dit succesvolle initiatief stond Rachel Toomey, voorzitter van de BUG Chase voorzitter voorzitter van de club.
"Rachel is resultaatgericht", zegt Kim Berghs, secretaris van de club en lid van het BUG Chase-team, "en buitengewoon georganiseerd."
Hoewel de race zelf en de financiële resultaten indrukwekkend zijn, zijn de lange werkdagen en het harde werk achter de schermen van Toomey en haar toegewijde team net zo belangrijk. Dankzij hun gezamenlijke ervaring zijn deze Kiwanianen de ideale aanspreekpartners voor andere clubs die deze resultaten willen evenaren door hun eigen fondsenwerving te organiseren. Hieronder geven Toomey en Berghs een inleiding over het organiseren van een hardloop- en/of wandelwedstrijd, van de eerste planning tot een effectieve nazorg.
Voorbereiding op de race
- Begin op tijd. Geef jezelf minimaal zes maanden de tijd om je voor te bereiden.
- Stel een coördinator aan. Zorg ervoor dat die persoon kan rekenen op een team van vrijwilligers.
- afgevaardigde . Maak een gedeeld Google Doc-document of een soortgelijke map aan en geef belangrijke vrijwilligers toegang, zodat ze informatie kunnen opslaan, updates kunnen invoeren en gegevens kunnen koppelen. Zo voorkom je een eindeloze stroom e-mails die gemakkelijk zoekraken.
- Kies de datum zorgvuldig. Bekijk welke andere wandel- en hardloopwedstrijden er in jouw omgeving worden georganiseerd, zodat je doelgroep niet hoeft te kiezen tussen jouw evenement en andere.
- Zoek sponsors. Stel een aantrekkelijk sponsorschap samen met een gedetailleerd overzicht van de voordelen en deadlines. Vraag een clublid om de leiding te nemen over Patenschaften.
Betrokkenheid van leden
- Ga na welke leden zich op de wedstrijddag als vrijwilliger kunnen inzetten. Wijs taken voor of na de wedstrijd toe aan leden die niet bij het evenement aanwezig kunnen zijn.
- Vraag de leden van je Service Leadership Program om op de dag van de race als vrijwilliger mee te helpen. Bij zo’n groot evenement heb je veel helpende handen nodig.
- Zorg ervoor dat vrijwilligers op de wedstrijddag taken krijgen toegewezen die ze, gezien hun mobiliteit, vaardigheden en mogelijkheden, zonder problemen kunnen uitvoeren.
Ondersteunende diensten
- Werk samen met een professioneel tijdregistratiebedrijf. Verschillende tijdregistratiebedrijven bieden verschillende diensten aan. Vraag twee of drie offertes aan en vergelijk de details om een bedrijf te vinden dat het beste bij uw behoeften en budget past.
- Kijk eens naar wedstrijdsoftware zoals RunSignup om inschrijving te regelen, deelnemers in te checken en de uitslagen te publiceren.
- Kies een leverancier voor de wedstrijdshirts en prijzen. Zorg ervoor dat je de deadlines voor bestellingen te weten komt en neem deze op in je planning.
- Vraag uw lokale partners en de scholen/organisaties die uw Service Leadership-programma’s ondersteunen om u te helpen de race te promoten. Laat hen weten hoe zij zullen profiteren van de opbrengst van de race.
- Neem contact op met de coaches van hardloopclubs en atletiekteams op lokale scholen. „Meer dan de helft van onze deelnemers aan de race kwam dit jaar uit lokale hardloopclubs”, zegt Toomey.
Benodigdheden voor de racedag
- Vraag de lokale politie of functionarissen te helpen bij de verkeersregeling. Hieraan kunnen kosten verbonden zijn, dus houd hier rekening mee in uw begroting.
- Zoek vrijwilligers voor veiligheidsbegeleiding ter plaatse. Het Metro-McGregor BUG Chase-team vult elk jaar een aanvraagformulier in om vrijwilligers te werven die helpen bij het veilig begeleiden van voetgangers van de parkeerplaats naar de inschrijving startlocaties.
- Vraag lokale bedrijven (supermarkten, restaurants, buurtwinkels, enz.) om donaties in de vorm van eten en drinken voor de wedstrijddag; vergeet niet hen te vermelden als sponsors die een bijdrage in natura leveren.
- Wees flexibel. Met zoveel factoren die een rol spelen – letterlijk en figuurlijk – zul je veel zaken niet in de hand hebben. „Pas je aan de omstandigheden aan“, zegt Toomey, „en vraag je Kiwanis-leden om hulp.“
Follow-up na de race
- Vraag om feedback. Toomey stuurt na afloop van het evenement een opiniepeiling alle hardlopers, sponsors en andere deelnemers. Daarin staan links naar de wedstrijdresultaten, foto’s van het evenement en de zakelijke sponsors. „Ik stuur die e-mail door naar alle clubleden (sommigen waren ook deelnemers), zodat ze het mooie verslag kunnen bekijken en toegang hebben tot dezelfde informatie“, zegt Berghs.
- Bedank de sponsors. Twee clubleden sturen persoonlijke bedankbrieven naar de sponsors en donateurs die goederen ter beschikking stellen. „Bij elke brief zitten een of twee echte bedankbriefjes van kinderen van enkele basisscholen waar we WorldAtlas-exemplaren uitdelen“, zegt Berghs. „Zo kan de sponsor een van onze clubprojecten met eigen ogen zien, door de ogen van een kind.“
